Maak kennis met de beste samenwerkingsapps voor externe gebruikers

Teamleden zitten niet altijd op hetzelfde kantoor, of zijn onderweg bij klanten of leveranciers. Bedrijven hebben te maken met een tekort aan kritische vaardigheden, dus nemen ze mensen aan, ongeacht hun locatie. Over het algemeen vergroten bedrijven hun aantal externe kantoren en locaties en profiteren ze van moderne technologie die het gemakkelijker maakt om te worden gedistribueerd. Deze situaties hebben bedrijven gedwongen te vertrouwen op samenwerkingstools om de persoonlijke communicatie voor projectteamleden te verbeteren of te vervangen.

De markt voor software voor samenwerkingstools groeit naarmate bedrijven nieuwe tools gebruiken om samenwerking te vereenvoudigen. Global Market Insights verwacht een CAGR van 13% tot 2024, voor een markt van $ 8,5 miljard voor samenwerkingsapps. Dat lijkt weinig in vergelijking met de $ 42 miljard die door Markets and Markets wordt voorspeld. Het verschil kan te wijten zijn aan de verschillende definities van wat een samenwerkings-app is, die kan variëren van online opslag die toegang tot gedeelde bestanden mogelijk maakt tot toepassingen zoals Microsoft Office 365 of iets daartussenin. Hier is een overzicht van enkele van de beste tools op de markt.

1. Documentsamenwerkingsapps

Microsoft Office 365 biedt versies voor gebruikers of bedrijven, met licenties die variëren op basis van de breedte van de betrokken applicaties. Alle versies bevatten standaard Office - Word, Excel, PowerPoint en Outlook - in de cloud en op de desktop, evenals online opslag in OneDrive. Gebruikers kunnen de toegang tot mappen of afzonderlijke documenten in OneDrive delen en deze tegelijkertijd of afzonderlijk bewerken, terwijl de software alle versies bijhoudt. Gebruikers houden van Office 365 omdat er geen grote leercurve is met de bekende Office-applicaties. Enterprise-versies van Office 365 bevatten SharePoint voor het veilig opslaan en delen van bestanden met beveiliging op bedrijfsniveau.

Google Apps is vergelijkbaar en heeft zijn intrede gedaan in de samenwerkingsruimte voor documenten, vooral met Generation X. De tools zijn echter lang niet zo volledig uitgerust als die van Microsoft.

2. Opslag-apps

Dropbox, iCloud, Google Drive, OneDrive, IBM Box, Azure en zelfs Amazon AWS bieden allemaal cloudopslag die kan worden gebruikt als een samenwerkingstool door gebruikers in staat te stellen verschillende bestanden veilig op te slaan en te delen. De beste tools zorgen voor synchronisatie tussen versies van bestanden op de desktop en in de cloud, zodat gebruikers altijd met de nieuwste versies werken.

Als het doel van de tool simpelweg het delen van bestandstoegang is en niet daadwerkelijke samenwerking, werkt elk van deze tools goed. Maar als het doel is om de gecombineerde denkkracht van het team te benutten, kan een optie die het mogelijk maakt om in realtime door meerdere gebruikers te bewerken, onverslaanbaar zijn.

3. Vergader-apps

GoToMeeting, AT&T Connect, UberConference, Google Video &Chat en Microsoft Skype for Business van Cisco maken allemaal eenvoudige video- of audioconferenties mogelijk die virtuele vergaderingen eenvoudig en kosteneffectief kunnen maken. Door gebruikers aan te moedigen hun videocamera's te gebruiken terwijl ze aan het bellen zijn, wordt het gevoel van samenwerken bevorderd, zolang de netwerkbandbreedte dit kan ondersteunen. Zo niet, dan kan het een oefening in frustratie worden. (Natuurlijk kennen we een monitoringtool die daarbij kan helpen.)

Er zijn letterlijk honderden samenwerkingssystemen beschikbaar. Naast de hier genoemde, zijn er enkele die u kunt bekijken Slack, Wimi, Bitrix, HipChat, SamePage en Zoom. De kwaliteit en omvang van de tools varieert over de hele kaart en is mogelijk niet altijd in overeenstemming met de prijs, dus het loont om zorgvuldige evaluaties te maken. Het belangrijkste punt om te verifiëren is veiligheid, gevolgd door nut. Houd ook rekening met de SLA en ondersteuning die voor elk beschikbaar zijn, samen met integraties en prestatieverwachtingen. Deze dingen zullen erg belangrijk worden, vooral voor afgelegen locaties zonder IT-middelen.