Van offerteaanvraag tot productie:kosteneffectieve CNC-precisiebewerking realiseren – deel 1

Vervelend. Spannend. Frustrerend. Hoe u ook over offerteaanvragen denkt (Offerteaanvragen), het is een standaard zakelijke praktijk die niet meer weg te denken is. Het kan zelfs een grotere differentiator worden binnen de productie dan ooit.

Met een offerteaanvraag kan een leverancier de beschikbaarheid en prijs van een onderdeel of dienst delen. Het kan verplichtingen, vereisten of andere aspecten omvatten, zodat de leverancier begrijpt wat er nodig is voor succes.

Dat is de eenvoudige verklaring. Vaak steken bedrijven ongelooflijk veel tijd en moeite in het beantwoorden van een offerteaanvraag, wat wel of niet rendabel kon zijn. Laten we in dit artikel specifiek de offerteaanvragen in de wereld van CNC-precisiebewerking onderzoeken. Dit is het eerste van twee in een serie over kosteneffectiviteit en tijdige levering bij CNC-bewerking.

Stapsgewijs overzicht van het offerteaanvraagproces

Zoals elk proces kan het beantwoorden van offerteaanvragen soepel verlopen (wanneer voltooid door ervaren, goed geïnformeerde professionals) of moeilijk zijn en gepaard gaan met kostbare fouten (wanneer nieuwelingen de taak aanpakken). Zo kan het er stap voor stap uitzien:

1. Als onderdeel van de formele offerteaanvraag stuurt de klant een pakket naar de CNC-machinewerkplaats, inclusief prints, modellen, vereiste specificaties en materiaalspecificaties.
2. De CNC-machinewerkplaats beschikt over een intern team om het pakket te beoordelen, op zoek naar eventuele inconsistenties, onregelmatigheden, extreme toleranties en procesuitdagingen, terwijl de gevraagde volumes worden beoordeeld.
3. Ook een goede pasvorm is bepaald (zie meer hieronder), verzamelt de winkel de benodigde items voor hun officiële offertepakket, inclusief het intern opzetten van het project (invoer in de database, invoer in een ERP-systeem, enz.).
4. Prijsaanvragen voor externe diensten (diensten met toegevoegde waarde zoals schilderen, coaten, balanceren, montage, enz.) worden naar geselecteerde leveranciers gestuurd om de offerteaanvraag nauwkeurig te voltooien (en ook hier een goede pasvorm te garanderen).
5. Op dit moment is dit de schatter van de technische afdeling voert een tool-voor-tool tijdstudie uit met behulp van schattingssoftware die is opgezet om de specifieke parameters van de machines die in die faciliteit worden gebruikt na te bootsen. Bovendien wordt er rekening gehouden met bewerkingscentrumscenario's en opspanopties. Dit alles samen helpt bij het genereren van een geschatte cyclustijd.
6. De verkoopmanager beoordeelt vervolgens de bevindingen en past interne kosten toe (bewerking, gereedschap, verpakking, schroot, logistiek) en dient de offerte in bij de klant.

Omdat er veel mensen bij betrokken zijn en de complexiteit van het onderdeel waarmee rekening moet worden gehouden, bestaat er geen standaard tijdschema voor de industrie voor het beantwoorden van een offerteaanvraag. Snel is goed, maar nauwkeurig is beter.

Het belang van een goede pasvorm 

De basis voor uitstekende CNC-bewerkingsresultaten is een goede match tussen koper (meestal een OEM-klant) en leverancier (de CNC-werkplaats). Capaciteiten, ervaring, materiaalkennis, tooling, castingpartnerschappen, diensten… ze hoeven niet allemaal perfect op elkaar af te stemmen, maar hoe meer ze doen, hoe succesvoller het project zal zijn. 

Wat u van uw CNC-bewerkingspartner kunt verwachten

Zoals vermeld in #4 hierboven, heeft geen enkele CNC-machinewerkplaats alle mogelijke services onder hun dak, wat het beantwoorden van een offerteaanvraag kan vertragen. Zelfs het meest vertrouwde en bekende externe partnerschap heeft tijd nodig om nauwkeurige cijfers te genereren.

Een offerteaanvraag binnen een week ronddraaien (voor eenvoudige bewerkingsopdrachten) is geen sinecure, maar de beste CNC-machinewerkplaatsen doen het regelmatig. Voor complexe onderdelen waarbij meerdere leveranciers betrokken zijn (gieterijen of andere externe diensten), kan het 2-3 weken duren om alle benodigde informatie te verzamelen om een offerte uit te brengen.

Waarom zijn externe relaties belangrijk? Een werkplaats met betrouwbare leveranciers kan mogelijk een goede prijs voor het coaten of gieten veiligstellen, wat ruim voldoende is om de eigen, duurdere interne bewerkingskosten te compenseren. Centen zijn belangrijk, vooral bij projecten met een hoog volume, dus sommige offerteaanvragen moeten worden gezien als projecten die een ROI op de lange termijn genereren.

Wat als een CNC-bewerkingswerkplaats voortdurend 20% of 40% hoger scoort dan andere winkels? Die klant zal waarschijnlijk stoppen met het sturen van offerteaanvragen, ervan uitgaande dat geen enkel project zal concurreren. Door in dezelfde marge te zitten, blijven toekomstige kansen levend.

Concurrerend zijn tijdens het offerteaanvraagproces is uiteraard belangrijk. Toch weten smartshops dat een goede match – een wederzijds voordelige relatie – de sleutel is tot welvaart op de lange termijn voor iedereen. Een onrealistisch lage respons op een offerteaanvraag doet niemand goed.

Bestaande klant versus prospect:hoe is het offerteaanvraagproces anders?

Elke relatie in het leven is uniek. De mensen die u kennen, begrijpen uw waarden en de manier waarop u zich gedraagt. Je hoeft niet voortdurend uit te leggen waar je voor staat, of ze ervan te overtuigen dat je betrouwbaar bent.

Hetzelfde geldt voor het bedrijfsleven, waarbij huidige klanten minder formele en gedetailleerde offerteaanvragen nodig hebben dan potentiële klanten. Prijzen zijn meestal geen verrassing, en klanten kennen de expertise en ondersteuning die bij een partnerrelatie hoort.

Zonder de mogelijkheid om hun waarde te bewijzen, kan een CNC-bewerkingswerkplaats hun toegevoegde waarde aan een potentiële klant uitleggen, maar de beslissing is waarschijnlijk het meest afhankelijk van de prijs.

Een lage offerte kan het project in de wacht slepen, maar het beantwoorden van talloze offerteaanvragen met onredelijk lage offertes is een recept voor toekomstige mislukkingen. Projecten die niet winstgevend zijn, stapelen zich snel op, waardoor het bedrijfsresultaat wordt geschaad, het hele bedrijf wordt bedreigd en de klant wordt teleurgesteld.

Hoe ziet een goede quote eruit? Zijn er “rode vlaggen”?

Uiteraard is het ontvangen van meerdere concurrerende offertes het doel van een offerteaanvraag. De klant wil appels-met-appels-vergelijkingen zien om een verstandige beslissing te kunnen nemen, maar kleine variaties zijn onvermijdelijk.

Wat zoeken klanten in de offerte van een CNC-machinewerkplaats?

• Prijs — Stukprijs en gereedschap zorgen voor snelle vergelijkingen. Maar zoals in dit artikel wordt uitgelegd, gaat echte waarde verder dan een prijskaartje
• Doorlooptijd — Zonder de mogelijkheid om het benodigde aantal onderdelen binnen de benodigde tijd te leveren, kan de prijs minder belangrijk lijken dan aanvankelijk het geval was
• Procesdetails:alle kostenbesparingen die door de technici van de werkplaats worden geïdentificeerd, vaak binnen het DFM-proces, zijn welkom en kunnen het verkrijgen van het werk verstevigen

Over details gesproken:hoe meer er in een offerteaanvraag kan worden opgenomen, hoe meer vertrouwen een klant zal hebben bij het selecteren van die leverancier. Het delen van specifieke manieren waarop een proces plaatsvindt is niet alleen transparant, het creëert ook een gevoel van legitimiteit.

Welke “rode vlaggen” in een offerteaanvraag moeten waarschuwingssignalen zijn voor OEM's?

• Disclaimers — Een offerte vol onvoorziene omstandigheden en disclaimers moet de klant vertellen dat de CNC-werkplaats geen vertrouwen heeft in hun capaciteiten, en hun offerte weerspiegelt dat; hoe kan iemand daarop rekenen?
• Doorlooptijden — Wanneer het probleem van de doorlooptijden niet wordt aangepakt, vooral in tijden van onzekerheid in de toeleveringsketen, schreeuwt men dat de winkel vrijblijvend en waarschijnlijk niet betrouwbaar is

Een technische beoordeling, een formele ontwerpbeoordeling die plaatsvindt voordat een inkooporder wordt uitgegeven, geeft de winkel de mogelijkheid een project opnieuw te citeren nadat een onderdeel volledig is ontworpen (afdrukken zijn voltooid en CAD-modellen zijn bevroren). Waarom is dit belangrijk? Omdat een onderdeel dat nog in ontwikkeling is tijdens het offerteaanvraagproces na voltooiing drastisch kan veranderen, waardoor de kosten voor het bewerken ervan vaak stijgen.

Een offerteaanvraag moet aanleiding geven tot een nauwkeurige prijsopgave waar de CNC-machinewerkplaats op kan vertrouwen nadat het werk is gegund. Er zijn talloze uren en veel denkkracht besteed aan het correct voltooien van de offerteaanvraag, dus het is nu de leidraad voor een succesvol project.

Ten slotte maakt de timing natuurlijk een verschil. Offertes leiden tot offertes die 90 dagen of slechts 30 dagen geldig kunnen zijn, afhankelijk van de CNC-werkplaats. Oudere offerteaanvragen vereisen een andere kijk en mogelijk enkele grote herzieningen.

Kijk uit naar deel 2 in deze blogserie over kosteneffectief, tijdig CNC-bewerkingen, waarbij de volgende keer de nadruk ligt op precisieonderdelen. Lees tot die tijd deze vier mini-casestudies:In a Bind? 4 projecten waarbij Stecker Machine klanten in nood redde.

Over de auteur

Ken heeft een carrière opgebouwd waarin praktische productie-expertise wordt gecombineerd met de ontwikkeling van nieuwe bedrijfsactiviteiten. Als Sales Account Manager begeleidt hij klanten vanaf de offerteaanvraag tot de levering, waarbij hij een sleutelrol speelt bij het citeren van projecten, het beheren van het verkoopproces en het onderhouden van relaties met nieuwe en bestaande klanten. Ken's achtergrond omvat acht jaar als CNC-machineoperator en twee jaar als projectcalculator, waardoor hij diepgaande productiekennis heeft. Tegenwoordig maakt hij gebruik van zijn expertise om de kosten en doorlooptijden voor nieuwe projecten te schatten en tegelijkertijd de bedrijfsgroei te stimuleren.