De grondbeginselen beheersen:onderhoudswerkopdrachten

Werkopdrachten zijn de motor van uw onderhoudsoperatie. Ze versterken je team en verplaatsen werk van punt A naar punt B. Maar er zijn miljoenen motoren in de wereld, van verroeste blindgangers tot krachtige noppen. Dit artikel gaat over het beheersen van de onderhoudswerkopdracht, zodat uw bedrijf net zo soepel kan verlopen als een luxe sportwagen.

Een sjabloon om elke keer de perfecte werkorder te maken (zonder uren aan uw bureau te zitten)

Inhoudsopgave

1. Wat is een werkorder?
2. Wat is het werkorderproces
3. Wat moet er op een werkorder staan
4. Onderhoud werkorderbeheer
5. Waar het op neer komt

Wat is een werkorder?

Een werkorder is een document dat alle informatie over een onderhoudstaak bevat en een proces schetst voor het voltooien van die taak. Werkorders kunnen details bevatten over wie de taak heeft geautoriseerd, het bereik, aan wie deze is toegewezen en wat er wordt verwacht.

Werkopdrachten zijn de motor van uw onderhoudsoperatie. Ze versterken je team en verplaatsen werk van punt A naar punt B.

Werkorders zijn cruciaal voor het onderhoud van een organisatie. Ze helpen iedereen, van onderhoudsmanagers tot technici, bij het organiseren, toewijzen, prioriteren, volgen en voltooien van belangrijke taken. Als ze goed zijn uitgevoerd, kunt u met werkorders informatie vastleggen, delen en gebruiken om het werk zo efficiënt mogelijk te doen.

Hoewel een werkorder en werkverzoek hetzelfde klinken, hebben ze een paar belangrijke verschillen. Een werkverzoek wordt gebruikt door niet-onderhoudspersoneel om het onderhoudsteam op een taak te wijzen. Een machinebediener kan bijvoorbeeld een werkverzoek indienen wanneer apparatuur uitvalt. De werkaanvraag wordt beoordeeld door een onderhoudsmanager, die extra informatie toevoegt, de taak plant en toewijst aan een monteur. Het werkverzoek is nu een werkorder.

Hoe u in zes stappen de perfecte werkorder maakt

Creëer de perfecte werkorder

Het werkorderproces

Elke onderhoudswerkorder heeft een levenscyclus met drie hoofdfasen:aanmaken, voltooien en vastleggen. Deze fasen kunnen worden onderverdeeld in verschillende stappen. Elke stap begrijpen en een solide werkorderproces hebben, zorgt ervoor dat taken niet vast komen te zitten in één fase en een achterstand worden.

Stap #1:De taak is geïdentificeerd

Onderhoudstaken vallen uiteen in twee groepen, gepland onderhoud en ongepland onderhoud. Gepland onderhoud omvat alle taken die u van tevoren kent, zoals routine-inspecties, en ongepland onderhoud omvat alle taken die u niet kunt voorzien, zoals een onverwachte storing.

Stap #2:Het onderhoudsverzoek wordt aangemaakt

De details van de taak worden samengesteld en voorgelegd aan het onderhoudsteam voor verdere actie. Wanneer bijvoorbeeld een machine uitvalt, maakt een operator een werkaanvraag aan en legt deze voor aan onderhoud. Als een taak is gepland, wordt een werkorder gemaakt en op het juiste moment geactiveerd.

Stap #3:De werkorder krijgt prioriteit en wordt ingepland

Sommige banen zijn meer tijdgevoelig dan andere. Een kapotte gloeilamp hoeft niet direct gerepareerd te worden, maar een kapotte transportband wel. Daarom moet u prioriteit geven aan elke werkorder die op uw bureau terechtkomt.

Na het prioriteren is het tijd om te plannen. Werkorders kunnen worden gepland op basis van een vastgestelde deadline, geplande onderhoudstriggers of speciale tijdsblokken. Door een deadline in te stellen, houdt iedereen verantwoordelijk en geïnformeerd, zodat er niets tussen de oren valt.

Stap #4:Het werk is toegewezen en voltooid

Het is tijd om die woorden op een pagina in daden om te zetten. De werkorder wordt toegewezen aan een technicus, die de taak voltooit. Dit kan een controle van apparatuur van vijf minuten zijn, of het kan een complexe reparatieklus zijn die meerdere dagen in beslag neemt.

Stap #5:De werkorder wordt afgesloten en gedocumenteerd

Zodra alle voorwaarden van de werkorder zijn voltooid, kan deze worden gesloten. Managers moeten mogelijk de werkorder ondertekenen voor nalevingsvereisten. Eenmaal gesloten, wordt de werkorder gearchiveerd. Een goed georganiseerd werkorderlogboek is cruciaal voor het opbouwen van activageschiedenissen, het beoordelen van eerdere oplossingen, het voorbereiden op audits en meer.

Stap #6:De werkorder wordt geanalyseerd en/of herwerkt

Afgesloten werkbonnen bevatten waardevolle informatie. Zij kunnen inzicht geven in uw processen en systemen waarmee u uw bedrijfsvoering kunt verfijnen. Met een werkorderlogboek kunnen technici ook snel gemiste stappen of alternatieve oplossingen opsporen als een probleem opnieuw oplaait.

Wat moet er op een werkorder staan?

Werkorders zijn net als al het andere dat uw faciliteit produceert - ze moeten goed en vrij van defecten worden gemaakt. Als een deel van het proces is uitgeschakeld, kan dit de hele lijn beïnvloeden. Dus uit welke informatie bestaat een geweldige werkorder?

• Activa :Aan welk apparaat moet worden gewerkt?
• Beschrijving van het probleem :Wat is het probleem? Wat heb je gehoord, gezien, geroken of gevoeld toen je faalde of ervoor zorgde?
• Reikwijdte van het werk :Welk werk is nodig om de klus te klaren? Welke vaardigheden zijn nodig?
• Onderdelen en gereedschappen vereist :Zijn er onderdelen die vervangen moeten worden of speciaal gereedschap dat gebruikt moet worden?
• Gezondheids- en veiligheidsopmerkingen :Welke veiligheidsprocedures en uitrusting zijn nodig? Zijn er ongevallen of bijna-ongevallen geweest tijdens het werken aan een soortgelijk probleem of actief?
• Datum aangevraagd :Wanneer is de werkorder gemaakt en ingediend?
• Naam/afdeling/contactpersoon aanvrager :Wie heeft de werkorder gemaakt en ingediend?
• Verwachte voltooiingsdatum :Wanneer moet deze werkorder voltooid zijn?
• Effectieve voltooiingsdatum :Wanneer is de werkorder voltooid en afgesloten?
• Verwachte werkuren :Hoeveel uur moet het duren om de werkorder te voltooien?
• Werkelijke werkuren :Hoeveel uur duurde het om de werkorder te voltooien?
• Takenchecklist :Is er een stapsgewijze handleiding voor het voltooien van het vereiste werk?
• Prioriteit :Hoe belangrijk is deze werkbon? Hoog, gemiddeld of laag?
• Toegewezen aan :Wie gaat het werk doen? Is er meer dan één persoon nodig? Is er een externe aannemer nodig?
• Bijbehorende documenten :Zijn er bronnen waarmee de werkorder efficiënter kan worden voltooid, zoals SOP's, handleidingen, diagrammen, video's, activageschiedenis, inkooporders of afbeeldingen?
• Opmerkingen :Zijn er andere observaties die nuttig kunnen zijn bij het voltooien van de werkorder of het beoordelen van de werkorder nadat deze is gesloten, zoals de frequentie van een probleem, technieken voor probleemoplossing of de bereikte oplossing?

Een sjabloon voor het bouwen van onderhoudschecklists die altijd werken

Download de sjabloon

Onderhoud werkorderbeheer

Alleen het creëren van een geweldige werkorder is geen garantie voor succes. Die werkorder moet ook goed beheerd worden. Een solide systeem voor het beheer van de levenscyclus van een werkorder zorgt ervoor dat deze soepel van de ene stap naar de volgende wordt doorgegeven. Dit helpt u allerlei problemen te voorkomen, zoals een gebrek aan verantwoordelijkheid, hoge kosten, verhoogde downtime en verpletterende achterstand. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van een paar werkorderbeheersystemen en hoe ze presteren.

Bekijk hoe eenvoudiger onderhoudsbeheer eruit ziet

Gratis proberen

Pen en papier

Werkopdrachten worden sinds de dag van de uitvinding met pen en papier beheerd. Schriftelijke werkbonnen zijn kosteneffectief en vertrouwd. Papier is een hulpmiddel dat iedereen gemakkelijk kan gebruiken. Er is bijna geen training voor nodig, de initiële kosten zijn redelijk laag en er is een papieren spoor voor wanneer u eerder werk moet controleren.

Dit systeem heeft echter enkele ernstige gebreken. Papieren dossiers worden gemakkelijk verkeerd gearchiveerd, verloren of beschadigd. Ze zijn omslachtig en het kost tijd om ze te vinden, op te halen en te sorteren. Het is waarschijnlijker dat onnauwkeurige informatie op een werkorder terechtkomt, omdat details vaak worden vastgelegd na een incident. De responstijd op werkverzoeken is ook langzamer. Deze factoren, gecombineerd, maken het werk minder efficiënt en kunnen u op den duur veel geld kosten.

Sommige banen zijn meer tijdgevoelig dan andere. Een kapotte gloeilamp hoeft niet direct gerepareerd te worden, maar een kapotte transportband wel. Daarom moet u prioriteit geven aan elke werkorder die op uw bureau terechtkomt.

Whiteboards

Whiteboards zijn een andere oude stand-by voor onderhoudsafdelingen. De materiaalkosten strekken het budget niet te ver uit en het is zeker gemakkelijk om alle werkbonnen op één centrale plek te bekijken en bij te werken.

Net als pen en papier hebben whiteboards enkele ernstige beperkingen. Het bijhouden van records is een enorme hoofdpijn en het is buitengewoon moeilijk om informatie te extraheren uit alle records die u daadwerkelijk kunt krijgen. Dit maakt het bijna onmogelijk om activageschiedenissen te creëren, voor te bereiden op audits en werkorderrapporten op te stellen. Het werkorderbeheerproces loopt ook vast omdat operators en technici naar een centrale locatie moeten gaan om werkverzoeken in te dienen of te bekijken.

Excel-spreadsheets

Excel-spreadsheets zijn een stap verder dan pen en papier en whiteboards. Het maakt records digitaal, zodat bestanden minder snel beschadigd raken of verloren gaan. Het is ook gemakkelijker om naar informatie te zoeken en rapporten te maken met deze informatie.

Maar hoewel spreadsheets de lat iets hoger leggen, zijn er enkele factoren die het een wankele basis maken voor het beheren van onderhoudswerkorders. Sommige spreadsheets zijn opgesloten in afzonderlijke computers, waardoor het moeilijk is om actuele informatie over een werkorder te zien. Zelfs als ze cloudgebaseerd zijn, hebben spreadsheets niet de mogelijkheid om automatisch werkorders te activeren, waardoor preventief onderhoud uiterst moeilijk te realiseren is. Voor het invoeren van gegevens en het maken van rapporten is veel computerwerk en kennis nodig. Er is ook een beperkte mogelijkheid om de voortgang van werkorders te volgen, waardoor u een stap achterblijft.

CMMS-software

Een van de grootste voordelen van geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS) is het gebruik van mobiele en cloudtechnologie. Met dit soort werkordersoftware voor onderhoud kan iedereen in onderhoud taken in realtime en overal maken, volgen, voltooien en analyseren, of dat nu op de plaats van een storing is of op een strand op Hawaï. Technici kunnen werkorders, activageschiedenissen, documenten en afbeeldingen overal mee naartoe nemen. Ze worden ook op de hoogte gebracht van nieuwe werkorders zodra ze worden ingediend of geactiveerd. Rapporten ontginnen de gegevens in onderhoudswerkorders voor kosten, efficiëntie en andere statistieken. Voor degenen buiten het onderhoud, kan het indienen van een werkverzoek via een CMMS hen een groter gevoel van eigenaarschap geven over dat werk. Ze kunnen de status van hun verzoeken volgen en het elimineert dubbele werkorders. Dit is een belangrijke manier om TPM in uw instelling te laten groeien en vermindert de noodzaak om updates of verduidelijking over de taak te krijgen.

Hoewel CMMS-software de weg van de toekomst is, heeft het duurdere initiële prijzen, vereist het uitzonderlijke training en cultuur om het systeem succesvol te maken, en vereist het vaak meer geavanceerde onderhoudstechnieken. Hoewel CMMS-software zijn gebreken heeft, maken de langetermijnvoordelen van het systeem de aanvankelijke tekortkomingen meer dan goed.

De bottom line

Werkopdrachten zijn een pijler van groot onderhoud. Als ze goed worden beheerd, geven ze uw team de stabiliteit en structuur die het nodig heeft om efficiënt te zijn. Een goed opgebouwde onderhoudswerkorder en werkorderproces maakt het eenvoudiger om een ​​preventief onderhoudsprogramma op te stellen en te reageren op ongepland onderhoud. Rollen zijn gedefinieerd, workflows verlopen soepeler, taken worden bijgehouden en informatie is goed gedocumenteerd. Het kiezen van de juiste tools en systemen om werkorders te beheren is het cruciale laatste stukje van de puzzel. Als alles samenkomt, kan uw bedrijf de basisprincipes van onderhoud onder de knie krijgen en op zoek gaan naar nieuwe manieren om te groeien en te slagen.