Deskundige tips voor het plannen van een CMMS-project

Een goed gepland en uitgevoerd CMMS-project (computerized maintenance management system) kan een maximaal rendement op uw investering opleveren. Dit rendement wordt gerealiseerd door verhoogde efficiëntie, productiviteit en winst. Een slecht gepland en uitgevoerd CMMS-project kan echter leiden tot inkomstenderving. Deze verliezen kunnen worden gemeten in termen van de totale investering in het project, maar ook van verspilde tijd en verloren geraamde omzetprognoses die verband houden met de succesvolle installatie en implementatie van een CMMS.

Plannen

Een goede planning van het CMMS-implementatieproject is een van de belangrijkste elementen. In de planningsfase bepaal je het 'wat', 'waarom', 'wie' en 'hoe'.

Apparatuurgegevens

Het ontwikkelen van een plan voor apparatuurgegevens is een goede eerste stap omdat het een CMMS zal voorzien van een fundament van harde, verifieerbare gegevens. Sommige onderhoudsafdelingen gebruiken mogelijk al een effectief nummeringsschema voor apparatuur. Dit is eenvoudig te vertalen naar het CMMS. Als er momenteel geen schema is of als het huidige niet werkt, is het tijd om een ​​nummeringsschema voor apparatuur te ontwikkelen.

Het bepalen van een apparatuurhiërarchie is de volgende stap. Dit omvat het opzetten van ouder-kindrelaties tussen apparatuur. Een luchtverwerker kan bijvoorbeeld als kind pompen en motoren hebben. Als u zowel de ouder als de kinderen gaat bijhouden, moet de relatie worden gedocumenteerd. Zorg ervoor dat u elk apparaat dat onder dat hiërarchieschema valt, opneemt. Er kunnen ook ouder-kindrelaties worden geconstrueerd voor hele faciliteiten. Een gebouw kan bijvoorbeeld de ouder zijn met op elke verdieping een kind. Elke kamer zou dan een kind van de vloer kunnen zijn.

Informatie over reserveonderdelen moet op de afzonderlijke uitrustingsstukken worden gelabeld. Dit wordt de stuklijst (BOM) genoemd.

Ten slotte moet u beslissen wat u van uw CMMS wilt op het gebied van downtime-monitoring. U moet kiezen welke apparaten u wilt bewaken en hoe u geplande of ongeplande uitvaltijd wilt volgen. Plan op basis van impact of uitval van de operatie. U zou deze informatie moeten hebben voor elk apparaat of in ieder geval voor kritieke apparatuur.

Preventief onderhoud

De volgende beslissingen moeten worden genomen voor elke preventieve onderhoudstaak (PM):

• Wordt de PM uitgevoerd op kalendertijd of looptijd (mijlen, uren, enz.)?
• Zal de PM een vast schema volgen (ongeacht de voltooiingsdatum) of een schema op basis van de voltooiingsdatum?
• Hoe vaak worden PM-werkorders gegenereerd (dagelijks, wekelijks, maandelijks, enz.)?
• Wat zijn de strategieën voor routegebaseerde PM's? (Bijvoorbeeld een inspectieroute voor alle brandblussers in een gebouw.)

Procedures

Procedures kunnen preventief onderhoud, veiligheidsinstructies of andere instructies zijn. Elk apparaat moet alle preventieve, correctieve en voorspellende onderhoudstaken hebben geïdentificeerd die nodig zijn om die apparatuur goed te onderhouden. Naast de onderhoudstaak zijn informatie over de onderhoudsfrequentie, verantwoorde vaartuigen, reparatie- en/of verbruiksonderdelen die nodig zijn om de onderhoudstaak uit te voeren en de geschatte tijd om de taak uit te voeren enkele van de aanvullende informatie die het nut van uw CMMS-database zal vergroten. Deze procedures kunnen vervolgens overal in het CMMS worden toegepast.

Arbeid

U hebt informatie nodig over elke onderhoudstechnicus, zoals naam, adres, telefoon, burgerservicenummer, enz. U moet ook beslissen of u een soort ID-kaart voor uw technici gaat gebruiken die door een lezer kan worden gescand. Als u dat doet, worden de kaarten dan intern of door een externe leverancier geproduceerd?

Inventaris

De volgende acties moeten worden ondernomen:

Eerst moet u een onderdeelnummeringsschema ontwikkelen. Dit is vergelijkbaar met het proces dat wordt gebruikt voor het nummeren van apparatuur. Sommige bedrijven gebruiken een onderdeelnummeringsschema van 20 tot 30 tekens. Het bevat elk detail van dat onderdeel (d.w.z. type onderdeel, dikte, diameter, locatie, enz.). Met vooruitgang in CMMS en een veld dat beschikbaar is voor elk van deze details (categorie, afmetingen, locatie, enz.), hebt u geen onderdeelnummeringsschema nodig om alle details op te nemen. Het vergroot alleen maar de kans op fouten bij het invoeren van gegevens.

Impliciet bij de ontwikkeling van een onderdeelnummeringsschema is de noodzaak om de details van onderdelen concreet te definiëren. Het handigst in termen van workflow is het definiëren van de locatie van een onderdeel. Zijn er één of meerdere magazijnen? Is er een locatieschema in het magazijn (d.w.z. gangpad, bakken, planken, enz.)?

In de fase van het verzamelen van gegevens stelt u een lijst op van alle leveranciers waarvan u onderdelen en diensten koopt. Een van hen moet worden toegewezen als primaire leverancier voor elk onderdeel. Het CMMS genereert automatisch inkooporders naar de primaire leveranciers. Dit kan desgewenst door de gebruikers worden gewijzigd.

In dit stadium moet u de criteria bepalen voor het selecteren van een primaire leverancier (d.w.z. prijs, levering, algehele service, enz.). Bovendien moet u onderdeelnummers van leveranciers/fabrikanten bijhouden voor kruisverwijzingen. U moet ook beslissen welke uitgifte-eenheden u gaat gebruiken (metrisch, Brits of een combinatie van beide). Hoe ga je om met de voorraad leidingen, balken, etc.? Ga je de lengtes bijhouden? Als er een stuk wordt afgesneden, houdt u dan de resterende pijplengte bij? Zodra er een beslissing is genomen over de leverancier en de trackinginformatie, moet u ook het volgende bepalen:

• Wie heeft de bevoegdheid om onderdelen te bestellen en tot welk bedrag?
• Boven welk bedrag is verdere goedkeuring vereist?

Bij de algehele planning van het fysieke inventarisatieproces moet u de volgende beslissingen nemen:

• Hoe vaak gaat u de fysieke inventaris opmaken?
• Wie gaat het doen?
• Wordt het handmatig of met behulp van mobiele technologie? Als het handmatig is, zorg er dan voor dat uw CMMS de mogelijkheid heeft om de juiste formulieren voor dit doel af te drukken.

Bij deze stap hoort de ontwikkeling van een ontwerp voor onderdelenlabels en een ontwerp voor barcodelabels. Welke informatie wilt u op de onderdelenlabels afdrukken? Onderdeelnummer, beschrijving en locatie zijn typerend. Als u streepjescodes met voorraad gebruikt, moet u beslissen op welke informatie-items u een streepjescode wilt hebben. Onderdeelnummer en locatie zijn typisch.

Als u meerdere fabrieken/faciliteiten heeft, is het belangrijk dat elke faciliteit dezelfde schema's volgt. Zonder consistentie zal het CMMS niet erg effectief zijn. Als u op zoek bent naar een onderdeel in een andere faciliteit en die faciliteit beschrijft het onderdeel anders dan u doet, vindt u het misschien niet, ook al is het op voorraad.

Inkoop en boekhouding

Hiervoor heeft u waarschijnlijk de inkoop- en boekhoudafdelingen nodig die betrokken zijn bij de planningsfase:

• "Factureren aan" informatie
• "Verzenden naar" informatie
• Btw-tarief
• Bepaal budgetrekeningen en bedragen

Codes

U moet bepalen welke plan- en ontwerpcodes in het CMMS worden gebruikt. Tijdens de planningsfase moet u beslissen over strategieën op basis van codes. De daadwerkelijke compilatie van codes zal worden gedaan tijdens de fase van het verzamelen van gegevens. Bepaal het volgende:

• Accountcodes
• Type werkorder
• Foutcodes
• Actiecodes
• Reparatiecodes
• Prioriteit werkorder
• Kritiek van apparatuur
• Status werkorder
• Status inkooporder
• Afdelingen

Mobiele applicaties

Als u mobiele applicaties gebruikt, moet u elke applicatie identificeren en werken aan het articuleren van de details. Enkele voorbeelden zijn het gebruik van een handbediend apparaat voor gegevensinvoer op afstand om meterstanden van apparatuur te verzamelen, onderdelen kunnen worden uitgegeven en/of geretourneerd met behulp van een handapparaat, handapparaten kunnen worden gebruikt om voorraadonderdelen te tellen en te volgen, enz.

Back-up

Er moeten ook beslissingen worden genomen over de back-up van gegevens. Er moet een gearticuleerd back-upschema worden gevormd dat rekening houdt met zowel hardware als installatie. Bepaal hoe vaak er een back-up wordt gemaakt (dagelijks, wekelijks, enz.).

Geschiedenis

Plan het type onderhoudsgeschiedenis dat u wilt onderhouden. Uw beslissingen moeten de uitvoeringsdatum, de uitgevoerde taak, de perso(o)n(en) die de taak hebben uitgevoerd, de geschatte en werkelijke uitvoeringstijd, de uitgevoerde apparatuur, het gebruikte materiaal en eventuele gemaakte kosten van een externe aannemer omvatten.

Beslissingen

Er moeten verschillende beslissingen worden genomen met betrekking tot de algemene werking van uw CMMS. Deze vragen bieden niet alleen informatie voor de planning, maar ook voor het evalueren van de huidige mogelijkheden:

• Ga je de geschatte tijd op werkorders afdrukken?
• Welke details van rapporten zijn nodig in uw CMMS?
• Welke rapporten zijn nodig in grafisch formaat?
• Welke beslissingen worden genomen op basis van rapportanalyse?
• Beveiligingsproblemen:wie mag wat doen?
• Veldlegenda's:moet u de voorwaarden van uw CMMS voor een van de legenda's wijzigen? Zo ja, zorg ervoor dat u de wijzigingen documenteert.

Key Performance Indicators (KPI's)

Ontwikkel een lijst met KPI's voor uw toepassing. In dit stadium moet u ze herzien en indien nodig herzien. Bepaal ook hoe u die KPI's zou berekenen. De meeste KPI's moeten afkomstig zijn van CMMS-rapportage.

Verantwoordelijkheden toewijzen

Bedenk wie:

• Installeer de hardware (indien nodig)
• Onderhoud de computerhardware, back-ups, enz.
• Archivering en samenvoeging van gegevens uitvoeren
• Zorg voor noodherstel
• Rapporten genereren
• Bekijk en analyseer verschillende rapporten
• Plan en plan werkorders
• Voer de doorlopende gegevensinvoer uit
• Sluit werkorders
• Verantwoordelijk zijn voor het aanpassen, configureren, aanpassen en onderhouden van het CMMS

De planningsfase van een CMMS is misschien wel een van de belangrijkste om succes te garanderen. Toegegeven, de implementatie zelf is geen kort proces, maar met een goed opgemaakt plan waarin alle mogelijkheden worden overwogen, wordt het proces eenvoudiger en gestroomlijnder.

De grootste uitdaging bij het plannen van een CMMS is het overwegen van de volledige breedte van uw operatie tot aan elk laatste stuk apparatuur, onderdeel en faciliteit, en vervolgens realistisch blijven met uw doelen. Overweeg de mogelijkheden van uw bedrijf om zich aan te passen aan een nieuwe technologie op een manier die de workflow niet onnodig verstoort. Met een uitgestippeld plan pluk je jarenlang de vruchten.