Bedrijven hebben nu meer dan ooit de macht om hun apparatuur efficiënt te volgen en soms met slechts kleine investeringen vooraf. Dat gezegd hebbende, is er momenteel veel concurrentie op de markt, wat tot moeilijke selecties kan leiden, met name op het gebied van processen, software en gespecialiseerde volgapparatuur. Gelukkig staat het internet boordevol deskundige bronnen die helpen om focus te brengen op deze duizelingwekkende taak. Om het vet te verminderen, hebben we een lijst samengesteld met 50 tips voor het volgen van apparatuur, inclusief organisatorische trucs, procesimplementatie en best practices voor onderhoud en reparatie. Hieronder vindt u citaten rechtstreeks uit deze deskundige bronnen, handig geordend per categorie.
Ga naar:
- Beste organisatorische tactieken voor apparatuur
- Software voor het volgen van activa en best practices voor tagselectie
- Een programma voor het volgen van apparatuur implementeren
- Onderhoud en reparaties vastleggen
- Hoe het belang van apparatuurtracking onder werknemers te promoten
Beste organisatorische tactieken voor uitrusting
1. Stel voordat u iets doet een actuele inventarislijst van apparatuur op. “Weet u precies welke apparatuur er in uw inventaris staat? Je hebt misschien een idee, ook al denken we dat de gecombineerde waarde van al je ondersteunende apparatuur waarschijnlijk hoger is dan je zou verwachten. Zelfs als je overzicht hebt, is het een levend iets? Een lijst van de apparatuur in je inventaris van een jaar geleden is minder waard dan het papier waarop het is afgedrukt.” – Henri Van Bost, 8 tips voor effectief voorraadbeheer van apparatuur , controlekamer; Twitter:@cheqroom
2. Denk verder dan handmatige tracking van organisatorische apparatuur. "De algemene perceptie dat handmatige methoden voor het volgen van voorraden een veilige gok zijn, schaadt bedrijven. Natuurlijk zijn ze betaalbaar en bestaan ze al sinds de regering-Reagan, maar ze hebben ook bewezen een financiële en operationele aansprakelijkheid te zijn voor het beheer van apparatuur.” – De ultieme manier om bouwgereedschap en uitrusting te volgen , ASAP-systemen; Twitter:@ASAP_Systems
3. Organiseer uw ruimte zodat apparatuur efficiënt kan worden geplaatst. “Voordat je iets in het magazijn plaatst, moet je alles labelen:magazijnstellingen, planken, dokken, alles. Oplossingen voor magazijnlabels zijn speciaal ontworpen om te voldoen aan de unieke behoeften van het magazijn en bieden aangepaste opties, variërend van retroreflecterende labels met een groot bereik tot labels voor koude opslag, hangende magazijnborden, reklabels met meerdere niveaus en buitenbord- en deurborden die bestand zijn tegen de elementen. Door de juiste labeloplossing te kiezen, wordt uw magazijn gemakkelijker te navigeren, wordt het picken en verpakken gestroomlijnd en krijgt de organisatorische efficiëntie een algehele boost.” – Shelly Stazzone, Hoe een magazijn te organiseren:een stapsgewijze handleiding voor een efficiënte magazijnorganisatie , Cameracode; Twitter:@Camcode
4. Creëer een proces voor apparatuurbeheer en tracking waarmee uw bedrijf zijn doelen kan bereiken. “Volgens het Amerikaanse ministerie van Transport is de eerste stap in een proces voor fysiek activabeheer het vaststellen van organisatiebeleid, inclusief strategische doelstellingen en budgetten. Dit helpt om de toekomstige eisen van een bedrijf te bepalen. De tweede stap omvat het verzamelen en analyseren van de huidige inventaris en prestaties van activa. Het verschil tussen waar het bedrijf wil zijn en waar het nu is, is de strategische asset gap van het bedrijf, die aangeeft waar het bedrijf verbeteringen moet aanbrengen. De derde stap omvat het evalueren van alternatieven om deze lacunes te overbruggen. De laatste stap omvat het continu monitoren van de activaprestaties en het zo nodig bijstellen van de activamix.” – Chirantan Basu, Organiserende functie van het beheer van fysieke activa , Kron; Twitter:@houstonchron
5. Neem sterke organisatorische beslissingen die worden genomen om te blijven. “Het vertalen van een reeks productieprioriteiten naar een geschikte verzameling van fabrieken, mensen en beleid vereist middelen, tijd en doorzettingsvermogen van het management. Zoals we eerder vermeldden, is het grootste deel van de activa van de meeste bedrijven (kapitaal, mensen en management) te vinden in de productie. Bovendien zijn deze activa vaak enorm, sterk met elkaar verbonden en hebben ze een lange levensduur, in vergelijking met marketing en de meeste financiële activa. Daardoor zijn ze moeilijk om te leiden en is ‘fine-tuning’ bijna onmogelijk. Zodra een wijziging is aangebracht, is de impact ervan voelbaar in het hele systeem en kan deze niet gemakkelijk ongedaan worden gemaakt.” – Robert H. Hayes en Roger W. Schmenner, Hoe moet je productie organiseren? , Harvard Business Review; Twitter:@HarvardBiz
6. Kies een visueel organisatieproces dat eenvoudig te implementeren en te begrijpen is. “ Er zijn een aantal bestaande methoden voor het organiseren van tools. Het kan op gereedschapstype zijn, op taaktype (ervan uitgaande dat dit onderscheid gemakkelijk kan worden gemaakt) of zelfs in alfabetische volgorde als u een bijzonder grote selectie hebt. Verschillende categorieën kunnen in verschillende gebieden worden opgeslagen, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden gelokaliseerd.” – Moira Van Den Akker, Eenvoudige manieren om uw gereedschapswiegvoorraad te beheren , Constructeerbaar; Twitter:@TrimbleMEP
7. Identificeer en elimineer uw 'spookactiva'. "Een 'ghost'-activum is eigendom dat verloren, gestolen of onbruikbaar is, maar nog steeds wordt vermeld als een actief vast activum in het systeem ... Ghost-activa die niet worden geïdentificeerd, kunnen productiviteitsverlies veroorzaken omdat ontbrekende of onbruikbare activa niet beschikbaar zijn wanneer dat nodig is . Kapitaalbudgetten zijn ontoereikend omdat het management zich niet bewust is van kritieke activa die moeten worden vervangen.” – Beste praktijken voor beheerders van vaste activa , Salie-software; Twitter:@SageNAmerica
Software voor het volgen van activa en best practices voor tagselectie
8. Overweeg eerst uw opties voordat u uw software selecteert. “Vaste vermogensbeheerders kunnen best practices implementeren door het juiste systeem voor het volgen van activa voor hun organisaties te selecteren. Een van de tools om te overwegen voor totale controle van de levenscyclus van activa zijn boekhoudsoftware voor vaste activa, voorraadoplossingen, aangepaste rapportage en oplossingen voor projectboekhouding. Bij het evalueren van softwareoplossingen moet bijzondere aandacht worden besteed aan de integratie tussen toepassingen voor vaste activa en met andere financiële oplossingen, zoals het grootboek, om extra tijd te besparen en de mogelijkheid van fouten bij het opnieuw invoeren van gegevens te elimineren.” – Voordelen van het implementeren van een oplossing voor vaste activa met streepjescodering en scannen , ITWeb; Twitter:@ITWeb
9. Bepaal de apparatuur die moet worden getagd voor trackingdoeleinden. “Bijna elk type apparatuur kan worden getagd en tags zijn gemaakt van verschillende soorten materiaal om bestand te zijn tegen de omgeving waarin uw apparatuur wordt gebruikt. Asset-tags bevatten doorgaans een streepjescode waarmee aan elk apparaat een uniek identificatienummer kan worden toegewezen, zodat u eenvoudig de locatie kunt bepalen, onderhoudsschema's kunt openen, de status van het apparaat kunt bepalen en meer door simpelweg het permanente label van de apparatuur te scannen. Het gebruik van asset-tags verkleint ook het risico op verlies van apparatuur door menselijke fouten of diefstal.” – Shelly Stazzone, Beste praktijken voor het volgen van apparatuur:activatags en software, onderhoudsplanning en meer , Cameracode; Twitter:@Camcode
10. Houd rekening met uw huidige investeringen in het volgen van apparatuur. “Het is cruciaal dat je een systeem kiest dat compatibel is met je bestaande technologieën – sommige werken bijvoorbeeld alleen op bepaalde apparaten of besturingssystemen. Je moet naar je huidige systemen kijken en beoordelen of het online orderbeheersysteem daarmee kan integreren.” – Jodie Green, Het juiste online voorraadbeheersysteem selecteren , Fleximiseren; Twitter:@fleximize
11. Bepaal de extra apparatuur die nodig is om uw activa te volgen. “Er zijn veel verschillende manieren om voorraad bij te houden, dus het is belangrijk om te weten welke methode je gaat gebruiken. U kunt de voorraad volgen met behulp van streepjescodes, serialisatie, RFID-tags, partijcontrole en kitting. Er zijn niet alleen veel methoden, maar sommige zullen beter werken met bepaalde voorraadprocessen. Daarom moet u een methode kiezen voordat u op zoek gaat naar een voorraadsysteem. Niet alle systemen kunnen alle tracking gebruiken, vooral in de middelgrote tot kleine kantoormarkten. Het dwingen van uw inventarisatieprocessen om in een systeem te passen, kan problematisch en kostbaar zijn. Om dit te voorkomen, moet u bepalen welke trackingmethode het beste werkt voordat u begint met zoeken.
“Afhankelijk van je keuze moet je mogelijk de hardware en scanners aanschaffen. U wilt er zeker van zijn dat de scanners die u kiest geschikt zijn voor uw systeem. Als u uw scanners na uw systeem selecteert, zijn ze mogelijk niet compatibel. Of de scanners die compatibel zijn, zijn mogelijk niet geschikt voor uw behoeften. Zoals je ziet, is het belangrijk om deze beslissingen te nemen voordat je aan je zoektocht begint.” – 5 tips voor het selecteren van het juiste voorraadbeheersysteem , Duidelijke Spin; Twitter:@clearspider
12. Zorg ervoor dat uw apparatuur voor het volgen van apparatuur minimaal deze functies bevat. "... je moet degene die je zeker nodig hebt, evenals degene die je in de toekomst nodig hebt, markeren en irrelevante functies vergeten. Het is ook vermeldenswaard dat uw point-of-sale-software mogelijk alle functionaliteit voor voorraadbeheer heeft die u nodig hebt, dus zorg ervoor dat u uw software niet verdubbelt.
- Centraal knooppunt: Zorg ervoor dat uw software fungeert als een 'centrale hub' tussen alle aankooppunten, inclusief online winkels en meerdere fysieke locaties.
- Realtime gegevens: Dit is vooral belangrijk als u meerdere winkels heeft of meerdere magazijnen beheert.
- Gebruiksgemak: U moet alle software gratis uitproberen en ervoor zorgen dat uw werknemers er vertrouwd mee zijn voordat u ze koopt. Dit kan op de lange termijn veel tijd en geld besparen.
- Beveiliging: Er moet online een back-up van uw gegevens in de cloud worden gemaakt en niet lokaal worden opgeslagen.
- Technische ondersteuning en training: Vraag uw provider of implementatie, ondersteuning en training zijn inbegrepen. Dit kan een grote extra kost zijn als dit niet het geval is.
- Hardware-integratie: Werkt de software met uw bestaande computer, besturingssysteem en barcode/RFID-scanners?”
– Amanda Layton, Digital Marketing Professional bij PrognoStore, De ultieme gids voor het kiezen van voorraadbeheersoftware , Het PrognoStore-blog; Twitter:@PrognoStore
13. Gebruik voor elk apparaat een uniek identificatienummer. “Het is belangrijk om in gedachten te houden dat je het serienummer van de apparatuur moet vermijden bij het maken van een asset-tag of barcodelabel. Serienummers kunnen worden gedupliceerd en gebruikers raken in de war wanneer het onmogelijk wordt om twee activa van elkaar te onderscheiden in een activavolgsysteem. De oplossing is om voor elk apparaat een uniek identificatienummer te gebruiken, zodat u geen identieke nummers heeft. U behoudt uw gegevensintegriteit en beschikt in realtime over volledige, nauwkeurige apparatuurinformatie wanneer u ervoor kiest om een uniek identificatienummer voor uw apparatuur te gebruiken.” – Shelly Stazzone, Beste praktijken voor het volgen van apparatuur:activatags en software, onderhoudsplanning en meer , Cameracode; Twitter:@camcode
14. Vraag een gratis demo aan voordat u een vermogensbeheersysteem aanschaft. “Controleer of er een gratis proefversie of demonstratie wordt aangeboden door het bedrijf. Vraag ernaar en probeer de demonstratie in dezelfde omstandigheden te krijgen (identieke hardware- en softwareconfiguratie zoals u die in uw organisatie gaat gebruiken).” – Mungara Chinratan, 6 tips om de juiste vermogensbeheersoftware te kiezen, eLearning-industrie; Twitter:@elearningindustry
15. Zoek naar eenvoudige in- en uitcheckfuncties. “Een gebruiksvriendelijke in- en uitcheckfunctie kan de nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren en de tijd die wordt besteed aan flauwvallen en het ontvangen van activa verminderen. Zoek naar software die automatisch velden invult voor check-in/check-out met een "snel zoeken"-functie die uw database doorzoekt op activatag, activa, leverancier, klant of werknemer. Bij sommige softwareaanbiedingen kunt u een enkele transactie gebruiken bij het in-/uitchecken van meerdere activa aan meerdere rechtverkrijgenden - een groot voordeel voor gereedschapswiegjes, scholen en hulpdiensten met grote aantallen activa die regelmatig moeten worden inge- en uitgecheckt bij meerdere gebruikers.” – Brian Sutter, 14 dingen waar u op moet letten bij het kiezen van vermogensbeheersoftware voor uw bedrijf , Business2Community; Twitter:@b2community
16. Bepaal welke apparaten asset-tags nodig hebben. “Als u de volgende vragen beantwoordt, kunt u op een duidelijk omschreven pad komen om uw activa te labelen:
- Welke tools hebben een groter risico op diefstal of misplaatsing?
- Welke middelen worden het meest gebruikt?
- Is er een kans dat instrumenten tussen afdelingen bewegen?
“Als je alle assets die binnen de criteria vallen op een rij hebt gezet, kun je beter begrijpen welke items je moet labelen. Dit kunnen bijvoorbeeld draagbare apparaten zijn die gemakkelijk verloren kunnen gaan op verschillende locaties, of items waar veel vraag naar is. De meest getagde apparatuur zijn laptops, smartphones en printers. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kunnen dergelijke items dure kapitaalinvesteringen zijn die niet gemakkelijk te vervangen zijn. Behalve geldwaarde bevatten laptops en harde schijven vaak vertrouwelijke informatie waartoe onbevoegd personeel koste wat kost geen toegang mag hebben. Juist om deze reden wordt het cruciaal om alle activa te labelen die tijdens het gebruik moeten worden beschermd en gevolgd.” – Beste praktijken voor het taggen van activa:een gids voor het labelen van bedrijfsactiva , EZ Kantoorinventaris; Twitter:@officeinventory
17. Kies bij twijfel de streepjescode. “Serienummers worden vaak gedupliceerd, beschadigd of niet beschikbaar tijdens het inventarisatieproces. Het formaat van het serienummer verschilt sterk per fabrikant, wat niet bevorderlijk is voor een databasesleutel-ID. Het verzamelen van serienummers is vatbaar voor menselijke fouten en interpretaties. Serienummers hebben vaak speciale niet-alfa- of niet-numerieke tekens (#, -, %).
“Hoewel het serienummer een belangrijk datapunt is voor alle activa, mag het niet worden gebruikt als het standaard datapunt voor op zichzelf staande tracking- en rapportagedoeleinden. Barcoderen is de voorkeursroute. Dit zorgt voor een consistente, sleutel-ID voor alle activa in een standaardformaat. Barcodering zorgt ook voor een meer gecontroleerde inventaris. Tags kunnen worden gevolgd en activa kunnen visueel worden bevestigd en worden vastgelegd in de inventaris.” – David Foxen, Beknopte handleiding voor het volgen van hardware-assets , De ITAM-recensie; Twitter:@itamreview
18. Lees meer over de voordelen van het gebruik van volgsystemen voor zwaar materieel. “Zware apparatuur die je laat weten waar hij is wanneer hij terug zal zijn, hoeveel brandstof hij verbruikt en wanneer is het tijd om naar de dokter te gaan? En niet te vergeten meewerken aan rapportages en on-site leveringen doen zonder een koffiepauze te hoeven nemen? Naast het verminderen van de tijd die nu wordt besteed aan coördinatie en gegevensverzameling door het personeel, kan deze 'slimme' apparatuur managers ook helpen beslissingen te nemen over klanten die zich moeten richten en werkschema's, wat niet alleen tijdwinst betekent, maar ook meer verdiende winst. Sommige bedrijfseigen telematica-gekibbel tussen fabrikanten gaat door, dus alle toegang tot alle apparatuurgegevens bestaat nog niet, maar managers moeten zich voorbereiden op een locatie in de nabije toekomst waar veel van het werk wordt gedaan door voorheen 'domme' machines. – Hoe het volgen van high-tech apparatuur de constructie verandert , Raken; Twitter:@RakenApp
19. Maak uw apparatuur minder diefstalgevoelig. “ Laat de naam en het adres van uw bedrijf op uw apparatuur en gereedschappen schrijven. Als u dit doet, kunt u uw apparatuur op de juiste manier identificeren en worden dieven er ook van weerhouden uw apparatuur te stelen. Als je apparatuur is ingeschreven, is het identificeerbaar, waardoor het minder wenselijk is.” – Hoe diefstal van bouwmateriaal te bestrijden , LiveViewGPS; Twitter:@latracker
20. Volg de tools die uw apparatuur repareren. “Efficiënte tooltrackinggegevens zullen zich in de loop van de tijd ophopen en managers kunnen identificeren welke werknemers mogelijk meer training nodig hebben of apparatuur misbruiken. Prusha zegt dat het volgen van gereedschappen een prioriteit is in de productie, waar specifieke gereedschappen worden gebruikt om activa in een hele productielijn te repareren. Daarentegen kunnen facility managers dit proces vaker over het hoofd zien, omdat ze de neiging hebben om niet-specifieke apparatuur te gebruiken, zoals grasmaaiers, borstels of boren. Voor organisaties van elke omvang biedt het volgen van de tools die het meest cruciaal zijn voor dagelijkse taken meer overzicht.” – Brock Prusha, senior systeemanalist voor CMMS-provider MAPCON, verteld aan Taylor Short, Toolbeheer met een CMMS:voordelen en best practices , Software Advies; Twitter:@softwareadvice
21. Voer periodieke rapporten over het gebruik van activa uit voor een meer geconcentreerde tracking. “Het succesvol uitvoeren van de dagelijkse bedrijfsvoering is alleen mogelijk door robuust assetmanagement. Om naadloze werkzaamheden te garanderen, is het van cruciaal belang om het verbruik van activa te noteren. Dit kan worden gedaan door een rapport over het gebruik van activa te genereren dat gebruikmaakt van het bijhouden van de gebruiksgeschiedenis en in- en uitcheckrecords. Het helpt bedrijven bij het vaststellen van drempelwaarden voor voorraadvoorraden en het wisselen van apparatuur voor een langere levensduur indien nodig.
“Het belangrijkste is dat je door het verbruik te volgen via gebruiksrapporten de inkoop kunt automatiseren. Zo loopt u geen vertragingen door tekorten op. Het bijhouden van maandelijkse inkooptrends met behulp van rapporten zoals deze kan de administratieve overhead voor uw bedrijf aanzienlijk verlagen.” – Momina Sohail, De meest cruciale AssetTracking-rapporten die u zou moeten uitvoeren , TechnologieAdvies; Twitter:@Technology_Adv
22. Zorg ervoor dat uw software voor het volgen van apparatuur flexibel genoeg is om belangrijke categorische onderscheidingen te maken. "Je moet dingen die je niet bezit naast de dingen die je wel hebt kunnen volgen en rapporteren over vergelijkend gebruik. Die gegevens zijn erg handig om je te helpen beslissen of het de moeite waard is om extra items aan je eigen vloot toe te voegen.” – Software voor het volgen van activa – Beste praktijken voor materieelbeheer , Wynne; Twitter:@wynnesystems
23. Vergroot de verantwoordelijkheidscultuur van uw bedrijf. “Asset tracking voegt een hoger niveau van verantwoording toe aan elk bedrijf. Wanneer managers gedetailleerd kunnen bijhouden wanneer bepaalde activa zijn gebruikt en wie ze hebben gebruikt, krijgt u nieuwe informatie die kan worden gebruikt om reeds bestaande problemen op te lossen. U kunt bijvoorbeeld ontdekken dat u regelmatig producten verliest in Magazijn A. Nadat je de zaak hebt onderzocht, kom je erachter dat elke keer dat de nieuwe kiezer naar die locatie wordt gestuurd, er iets ontbreekt.
“Zonder asset tracking is het je misschien nooit opgevallen dat dit gebeurde. Door de algehele aansprakelijkheid van uw systeem te vergroten, wordt ook de slechte behandeling van activa door werknemers ontmoedigd. Als werknemers weten dat ze verantwoordelijk worden gehouden voor activa, zorgen ze er beter voor.” – Dominique Robinson, Hoe weet u of uw bedrijf software voor het volgen van activa nodig heeft , SkuVault; Twitter:@SkuVault
24. Selecteer een cloudgebaseerd systeem voor het onderweg volgen van apparatuur. “Cloudgebaseerde softwareoplossingen vullen automatiseringsfuncties aan door teams meer flexibiliteit te geven voor wanneer en hoe ze hun werk voltooien. In plaats van een systeem op locatie of op apparaten, zorgt een cloudgebaseerd platform ervoor dat teamleden altijd en overal gegevens kunnen vastleggen en bijwerken. Bovendien stellen door de cloud gehoste systemen teams in staat om in realtime samen te werken, in plaats van te wachten tot de nieuwste versie wordt verzonden. Vind ten slotte een grotere nauwkeurigheid met cloudprogramma's en zorg ervoor dat er maar één verslag van de waarheid is." – Voorraadbeheer 101:van eenvoudige inventaris tot cloudgebaseerd beheer , Smartsheet; Twitter:@smartsheet
Een programma voor het volgen van apparatuur implementeren
25. Haal meer uit uw apparatuurtracking door systemen samen te voegen. “Alternatieven voor software om uw voorraadsysteem te beheren variëren van gratis softwaredownloads via zelfontwikkelde spreadsheetoplossingen tot cloudgebaseerde en zelfstandige commerciële voorraadbeheerders. U kunt zelfs software op maat laten ontwerpen die speciaal voor uw bedrijf is ontworpen. Als u inventarissoftware wilt integreren met boekhoudpakketten, worden uw opties beperkt, hoewel sommige boekhoudpakketten standaard ingebouwde inventarisfuncties hebben, dus u beschikt mogelijk al over inventarissoftware. Controleer of het softwarepakket dat u overweegt voldoende voorraadartikelen aankan om aan uw behoeften te voldoen.” – Scott Shpak, Een voorraadsysteem implementeren voor een productiebedrijf , AZ Centraal; Twitter:@azcentral
26. Kies bij implementatie voor een uniform eenhedensysteem. "Maateenheden, dingen als 'pcs' 'ea' 'lbs' 'bags' enz ... geven betekenis aan hoeveelheden en ze horen op hun eigen aparte plaats, buiten beschrijvingen en de numerieke hoeveelheidsvelden. Door goed gemaakte en consistente maateenheden te gebruiken, worden voorraadniveaus, verzendhoeveelheden en bestelhoeveelheden gemakkelijker te begrijpen." – Voorraadbasis – Voorraadbeheer , Duidelijk Inventaris; Twitter:@clearinventory
27. Selecteer de meest mobielvriendelijke scanoplossingen. “Of je nu in een drukke omgeving, buiten of in een groot magazijn werkt, een robuuste barcodescanner is essentieel voor je succes. Het belangrijkste verschil tussen standaard en robuuste scanners is dat de eerste zijn gebouwd met volledige afdichtingen om te beschermen tegen stof en vocht. Ze hebben ook antisliphandgrepen en hebben vaak een valweerstand van vier tot zes voet.” – Beste praktijken voor voorraadbeheer , ASAP-systemen; Twitter:@ASAP_Systems
28. Bereid u voor op het worstcasescenario voorafgaand aan software-implementatie. “Maak een back-up van al je gegevens en bewaar de back-up op een veilige plaats. Dit is uw noodkopie van informatie in het onwaarschijnlijke geval dat er iets misgaat.” – Voorbereiden op implementatie van software voor voorraadbeheer:minimaliseer de verstoring , Zenventie; Twitter:@zenventory
29. Integreer eenvoudige audit-opties in uw software-integratie. “Accountants zouden niet door een oceaan van papierwerk moeten waden of van de ene naar de andere locatie moeten gaan. Met een voorraadbeheersysteem hebben ze alle informatie die ze nodig hebben binnen handbereik. Of het nu op een computer of een mobiel apparaat is, de gegevens zijn overal toegankelijk. Deze software zou u ook moeten helpen voorraadbeheer te behouden” – De ins en outs van voorraadbeheersystemen , SelectHub; Twitter:@SelectHub
Onderhoud en reparaties registreren
30. Gebruik uw apparatuurvolgsysteem om reparaties bij te houden. “Het bijhouden van reparaties is essentieel voor het identificeren van chronisch defecte apparatuur of misbruikende operators. Een eenvoudige spreadsheet kan voldoende zijn, hoewel een gespecialiseerde en geavanceerde applicatie voor het volgen van activa het werk in de winkel, eigendom, onderhoudsschema's, programmeerupgrades, voorraadcontroles, installatie en structureel onderhoud kan controleren. Je kunt het instellen voor rapportage over activabeheer en afdelingen verantwoordelijk maken voor hun activa en de toegang beheren.” – Activa bijhouden , P25 Beste praktijken; Twitter:@TaitRadio
31. Gebruik uw systeem om een onderhoudsschema op te stellen. “Bedrijven behalen een enorm rendement op hun investering met een hoogwaardig systeem voor vaste activa dat periodieke afschrijvingen kan berekenen (met behulp van verschillende methoden, waaronder lineaire afschrijvingen en dubbele degressieve afschrijvingen), de noodzaak van preventief onderhoud kan identificeren om de levensduur van de vaste activa te verlengen. levensduur, en een check-in-and-out proces om te controleren wie het asset het laatst in zijn bezit had, waar ze het hadden en om welke reden, om verlies van activa door diefstal, vergeetachtigheid of incompetentie te voorkomen.” – Jay Schofield, Wat u moet weten:beheer van vaste activa of voorraad , Systeem-ID; Twitter:@systemid
32. Gebruik uw tool voor het volgen van apparatuur om afschrijvingen op te volgen. “Meestal rapporteer je niet de volledige kostprijs van een vast activum in één jaar. In plaats daarvan schrijft u de kosten af om rekening te houden met de afnemende waarde van het actief in de loop van de tijd. U rapporteert delen van de totale kosten over een vast aantal jaren. U moet de afschrijvingsstatus van elk vast activum volgen om te weten wat u op uw zakelijke belastingaangifte moet melden. – Amanda Cameron, Vast vermogensbeheer voor kleine bedrijven , Patriot-software; Twitter:@patriotsoftware
33. Krijg duidelijkheid over de betekenissen achter verschillende reparatiecyclusstrategieën. “Idealiter wordt preventief of routinematig onderhoud gepland en uitgevoerd via een activavolgsysteem om de noodzaak van reparaties of volledige vervanging van apparatuur te voorkomen of te voorzien. Als alternatief vindt correctief of noodonderhoud plaats wanneer er een abrupte behoefte is aan reparatie of vervanging.
“Onderhoud kan bestaan uit, maar is niet beperkt tot:
- Regelmatig geplande inspecties van activa
- De nodige reparaties aan activa uitvoeren om volledige functionaliteit te garanderen
- Apparatuur vervangen die niet meer kan worden gebruikt
- Zichtbaarheid van reparatiegeschiedenis van apparatuur voor boekhoudkundige doeleinden”
– Onderhoud onderhouden voor het volgen van bedrijfsmiddelen , Barcloud-blog; Twitter:@ASAP_Systems
34. Maak er een gewoonte van om gegevens over het gebruik van apparatuur toe te voegen aan uw algemene administratie. “Elk bedrijf investeert veel kapitaal in zijn apparatuur. Hoogwaardige gereedschappen en machines hebben de neiging minder kapot te gaan en langer mee te gaan. Maar dat betekent niet dat u hun gebruik niet rigoureus controleert. Een manier om dit te doen, is door bij te houden waar en wanneer uw apparatuur wordt gebruikt. Dit kan eenvoudig worden gedaan door het bijhouden van het onderhoud van de apparatuur door al uw gereedschappen te taggen. Wat dit in feite doet, is uw officiële inventaris koppelen aan online software. Deze software is een enkel toegangspunt van informatie voor iedereen op uw werkplek. Elke keer dat een medewerker een machine uitcheckt voor gebruik, wordt deze onmiddellijk bijgewerkt in het systeem. Als je weet waar je tools zijn, wordt het gemakkelijker om hun gebruiksgeschiedenis vast te leggen om toekomstige trends en patronen te voorspellen.” – Wat is bijhouden van apparatuuronderhoud en hoe dit te optimaliseren , EZ Kantoorinventaris; Twitter:@officeinventory
35. Automatiseer de onderhouds- en serviceschema's van uw apparatuur. “EAM/CMMS-oplossingen bieden een uitgebreider onderhoudsbeheer en archivering, wat een langere levensduur bevordert en over het algemeen vereist is om te voldoen aan de regelgeving. Serialisatie maakt het veel gemakkelijker om onderhoudsactiviteiten en -geschiedenissen te bewaken en te beheren, en betere oplossingen ondersteunen verbeterde functies zoals integratie met mobiele apparaten voor rapportage van onderhoudsactiviteiten. De mogelijkheid om planning te automatiseren, inclusief planningsbeheer op basis van bronnen, zorgt ervoor dat het werk naar wens wordt uitgevoerd.
“Bovendien krijgen fabrieken betere controle over reparatiewerkzaamheden door hun vermogen om reparatie-incidenten en -intervallen vast te leggen en te analyseren. Historische analyses van service- en reparatiegegevens kunnen de organisatie ook helpen om te volgen hoe specifieke onderdelen presteren in verhouding tot de verwachtingen.” – Mike Edwards, oprichter van AssetOptics, 4 tips voor beter voorraadbeheer , Betrouwbare Installatie; Twitter:@NoriaCorp
36. Integreer onderhoudsbeheer in uw assetmanagementplan. “Hoewel onderhoudsmanagement en assetmanagement technisch verschillend zijn, zijn ze nog steeds met elkaar verbonden en vloeien ze goed samen. Onderhoudsbeheer helpt om de fysieke prestaties van onderhoudsapparatuur en -activiteiten efficiënt te sturen, terwijl activabeheer helpt bij het analyseren van alle gegevens voor het werk dat nodig is om aan de activa zelf uit te voeren.
"Assetbeheer helpt bij het identificeren en prioriteren van het werk dat nodig is voor specifieke activa, niet alleen voor de ROI van het actief, maar ook om strategisch te analyseren en te coördineren met het werk aan andere kansen." – Wat is het verschil tussen activabeheer en onderhoudsbeheer , Microhoofd; Twitter:@micromaincorp
37. Houd bij het opstellen van een onderhoudsschema altijd rekening met het weer. “Het is belangrijk om de weers- en locatieomstandigheden in je onderhoudsplan op te nemen. Omdat weers- en locatieomstandigheden veranderen hoe vaak en wanneer onderhoud aan bouwmachines moet worden gepland. Op plaatsen met zure grond of zouten is het belangrijk om dit in je onderhoudsplan aan te pakken. Anders kunnen belangrijke onderdelen van de apparatuur gaan roesten of corroderen en onverwachte onderhoudsbehoeften veroorzaken.” – Rachel Novotny, Onderhoud bouwmachines:hoe vaak en wanneer plannen , eSUB; Twitter:@eSUBinc
38. Bespaar geld door de belangrijkste prestatiegegevens van uw apparatuur te analyseren. “Een groot voordeel van een onderhoudssoftwareoplossing betreft data. Alle actuele en historische gegevens met betrekking tot bedrijfsmiddelen en onderhoud zijn eenvoudig op één plek toegankelijk.
"'Dat geeft aannemers een krachtig hulpmiddel voor het beheren van dagelijkse onderhoudsprocessen, het bewaken van KPI's en het nemen van strategische eigendomsbeslissingen, bijvoorbeeld wanneer het kosteneffectiever is om een asset te vervangen dan om het te blijven onderhouden'", zegt Kane." – John Kane, product manager at B2W Software, as quoted by Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers , Conexpo Con/Agg; Twitter:@conexpoconagg
39. Put your equipment on a preventative maintenance track instead of a corrective one. “Equipment failures can shut down part of your plant or even your entire facility. Operations will cease until you can fix the equipment issue. Preventive maintenance helps you catch potential problems before they become major failures, whereas corrective maintenance relies on fixing issues after they’ve already caused disruptions.
“With a PM system in place, you can perform maintenance tasks and fix potential problems on your terms. You can choose to address the issue at a time when you don’t need to use the equipment in question, such as at night, on the weekend or during another time when activity is slow. You can also shut down small parts of your operations one at a time, so your business never has to come to a complete stop. If you rely on corrective maintenance, you have no control over when you perform maintenance activities. Equipment could go down anytime, and chances are it won’t fail at a time that’s convenient for you. These failures will also likely take longer to fix than conducting PM activities would have.” – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment , Cherry’s Industrial Equipment; Twitter:@CherrysInd180
40. Learn how to create an equipment downtime report using your equipment tracking software. “You know it’s frustrating to navigate through spreadsheets if your company still relies on manual asset tracking and reporting. Eliminate the need for spreadsheets (with thousands or rows of assets for each location) with a CMMS.
“When you implement a CMMS, you gain real-time visibility and insights that minimize downtime and reduce lost profits. You’ll gain the opportunity to organize all assets in one place in a hierarchical structure, rather than a list for an easy-to-scan downtime report. A CMMS allows you to add equipment to work orders as you populate them. From here, you can sort by overall asset, brand or lifecycle stage, or choose to see asset by location. In one click, you’re able to sort assets or locations by downtime to generate quick, data-driven reports for future decisions.” – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS , Maintenance Connection; Twitter:@maintconnect
How to Promote the Importance of Equipment Tracking to Employees
41. Educate your staff on your new equipment tracking system. “While having a system in place is important, it is just as important that you and your team understand how to use it effectively. Set aside time to familiarize yourself with the software, including its settings, filters, attributes, and understand how to generate reports so you can review important information.
“If there is something you or your colleagues don’t understand or want to learn about, it is important that you have a service provider that has a technical support team that is able (and wanting) to meet your needs. Their team should be able to provide you with useful tips and advice — or point you to a place where you can find those things — to help you get the most out of your system.” – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018 , RasTrac; Twitter:@RasTrac_GPS
42. Implement strict post-training followups. “Instruction is only part of a successful training regiment. Following up with your staff after their training, while they are using the asset tracking system, can help you ensure that they are using it correctly.
“It’s important for several reasons. First, if there are substantial training-related challenges in using the system, it’s a good opportunity to decide whether additional training is needed. Also, it will help you to determine the effectiveness of the training itself and gives you the opportunity to re-evaluate it and make modifications to the curriculum if necessary. Finally, it lets you conduct performance assessments, and will let you know whether or not the staff responsible for using the asset tracking software are doing so in the most productive and efficient way possible.” – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools , Supply Chain Services; Twitter:@SupplyChainSvcs
43. Train your staff to beware of inefficiencies like duplication. “One of the most valuable keys in proper asset management is identifying and eliminating sources of waste. Identify where defects or errors are being introduced into your equipment asset management program. Where can human error influence the quality of decisions made in maintaining assets? With regards to an oil analysis program, sample collection technique, information transcription and information setup can all impact the accuracy of test results.
“Identify where duplication of work is occurring. The use of inefficient, duplicated or overlapping routes to collect predictive maintenance information may result in much time wasted. Entry of information into multiple databases or by multiple people may also be a potential source of error if not administered correctly.” – Kent Knight, Equipment Asset Management:6 Key Factors for Success , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp
44. Put your equipment tracking protocol in writing. “The people who work with your stock and use your inventory system are the most critical element in establishing a pretty good inventory management system. You must make sure that these people know what to do with items that are received, taken from stock, reserved for future use, required for production, or who is responsible for making certain transactions, etc… In some cases this may only be one or two people, but there’s nothing wrong with writing down your policies and making sure they get followed. If you or the people you work with aren’t consistent about the way inventory is handled, it won’t matter what software you use, you will only experience frustration and failure.” – Inventory Basics – Inventory Management , ClearlyInventory; Twitter:@clearinventory
45. Use equipment tracking to bolster employee accountability. “When trying to shift employee attitudes regarding equipment responsibilities, it always works better to let them know how tracking assets can benefit individual crewmembers as well as the business. For example, explain how GPS tracking can eliminate time-consuming paperwork and provide more accurate data.
“Provide actual examples of how asset tracking directly benefits employees. This can include everything from getting the right vehicles to the job site at the right time to improving driver safety, recovering stolen vehicles and more. It also helps to get employees involved in the implementation and use of asset tracking. When this becomes part of their daily routine, they will naturally take more accountability for the care and proper use of the equipment.” – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability , Tenna; Twitter:@Tenna_Co
46. Don’t let employees’ sticky fingers hurt your bottom-line. “Un-reclaimed, unused laptops, smart phones, and software licenses increase IT costs unnecessarily. Aside from new employees taking assets with them, in many organizations poorly tracked assets, including their installed software, simply lie unused in drawers and closets. Even actively used hardware assets often contain software that is paid for but rarely used. These organizations end up purchasing new assets unnecessarily and often pay significant taxes on their unused assets.” – Automating Employee Asset Lifecycle Management , LANDesk; Twitter:@LANDeskSoftware
47. Provide employees with the trackable equipment they need, starting on day one. “Making sure employees have what they need to do their jobs on day 1 is a critical function of new employee onboarding, yet it’s actually an employee lifecycle process:roles change, new assets must be issued, retired assets must be recovered.” – Employee Onboarding , Assets@Work
48. Ensure that all new employees are added to the updated digital equipment list. “A list should be generated and supplied to an IT asset manager. When assets are returned, a confirmation interface or email should be sent that will trigger the automated process to update the asset management database.” – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users , Ivanti Blog; Twitter:@Golvanti
49. Make performance goals known to your employees. “Organizational policies may be thought of as a broad overlay to the process. Nonengineering, noneconomic factors that reflect an agency’s values, perceptions, and predispositions may modify performance-based decisions. For example, established policies, or ‘rules of thumb,’ may direct an agency to select an investment alternative based on historic practice or other reasons. Also, management may assign noneconomic resource constraints to some asset components.
“The key to establishing performance goals is determining user priorities, values, and standards related to areas such as ride smoothness and overall level of service; travel time; overall system mobility; accessibility to the system; and availability of facilities. Goals may be defined in terms of the percentage of assets that meet specified performance levels, as one example.” – Asset Management Overview:Strategies for Implementation , U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter:@USDOTFHWA
50. To further tracking optimization, each piece of equipment should have an established ‘owner’. “An owner is normally assigned at an executive or senior-management level within an organization, such as director or vice president. An owner doesn’t legally own the asset assigned to him or her; the owner is ultimately responsible for safeguarding assigned assets and may have fiduciary responsibility or be held personally liable for negligence in protecting these assets under the concept of due care.” – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security , Dummies; Twitter:@For Dummies
