Kwaliteitsborging in MRO-materiaalbeheer

Heb je die ene gehoord over de jongens die een gloednieuw stuk roterende apparatuur verbrandden omdat het was geïnstalleerd zonder olie erin? Dat kleine toezicht kostte $ 80.000 voor een vervanging wanneer een goede smering minder dan $ 100 zou hebben gekost. Hoe zit het met de jongens die een deel uit hun grondstoftoevoerlijn sneden en er vervolgens achter kwamen dat het vervangende stuk net iets te kort was om in de opening te passen? Die fout kostte duizenden dollars aan ongeplande reparaties en mogelijk honderdduizenden aan verloren productie!

Ingenieurs, kopers en anderen doen vaak veel moeite en hoge kosten om nieuwe apparatuur, kritieke reserveonderdelen of andere belangrijke materialen voor onderhoud, reparatie en operaties (MRO). Maar vaak wordt een cruciaal onderdeel van het inkoopproces – kwaliteitsborging – over het hoofd gezien of sub-geoptimaliseerd.

Natuurlijk, het ontvangende personeel voert een vluchtige inspectie uit van veel binnenkomende materialen, maar dat is vooral bedoeld om het controleren van de telling, het afstemmen van papierwerk of ervoor zorgen dat als een item een ​​kafloogle zou moeten zijn, het eigenlijk een kafloogle is - of er in ieder geval zo uitziet. Vaak is dat niet voldoende om een ​​veilige en betrouwbare installatie, bediening en onderhoud van uw bedrijfsmiddelen te garanderen. Bovendien zijn de interne praktijken en systeeminfrastructuur vaak ontoereikend om een ​​effectieve inspectie uit te voeren en het materiaal door het proces te volgen, zelfs wanneer een vorm van inspectie van gekocht materiaal (PMI) vereist is.

Dit artikel beschrijft enkele stappen die u moet overwegen om ervoor te zorgen dat u beschikt over een effectief kwaliteitsborgingsproces (QA) voor uw MRO-materialen.

Identificeer de betrokken items duidelijk
Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Het beleid en de procedures van het bedrijf en/of de locatie bieden soms algemene richtlijnen over de soorten items die moeten worden geïnspecteerd op basis van kritieke of andere criteria. Maar deze informatie kan onvolledig of verouderd zijn en identificeert vaak niet de specifieke betrokken onderdeelnummers. Engineering is ook een belangrijke bron van technische specificaties voor zaken als projectmaterialen en nieuwe reserveonderdelen. Fabrikanten en verkopers kunnen ook worden verplicht om bepaalde kwaliteitsaspecten te testen voordat ze bepaalde materialen verzenden en documentatie verstrekken waaruit blijkt dat ze aan de specificaties voldoen. In veel gevallen wordt aanbevolen, indien niet vereist, deze documentatie te controleren of zelfs onafhankelijk te verifiëren voordat inkomende materialen worden geaccepteerd.

Of u nu uiteindelijk slechts één item identificeert dat inspectie vereist of 1.000, de beste manier om PMI te beheren is om ze allemaal duidelijk te markeren in het geautomatiseerde onderhoudsbeheersysteem (CMMS) of het enterprise asset management (EAM)-systeem op onderdeelniveau, zodat iedereen weet welke bij aankomst moeten worden geïnspecteerd.

Communiceren met inkoop, leveranciers en ontvangen
PMI-vereisten moeten worden afgebakend in elke aanvraag tot bestellen en worden doorgegeven aan de bijbehorende inkooporder. Dit is belangrijke informatie die de koper mogelijk moet opnemen in een offerteaanvraag (RFQ) of zelfs op een bevestigende inkooporder, zodat de verkoper precies weet wat er van wordt verwacht voordat het wordt verzonden, of in ieder geval waarnaar u op zoek bent bon. Het doorgeven van een vlag "inspectie vereist" of zelfs een soort inspectiecode van uw CMMS / EAM kan voldoende zijn of op zijn minst intern nuttig zijn. Met of zonder deze informatie is het echter een goed idee om ergens in de hoofdtekst van de inkooporder duidelijk te vermelden welk type PMI zal worden uitgevoerd (bijv. dimensionale controle, materiaalverificatie, chemische analyse, documentatiecontrole, enz.) als de specifieke parameters en toleranties die bepalen of het materiaal acceptabel is.

Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat wanneer een item bij uw dock aankomt, uw ontvangende personeel gemakkelijk kan bepalen of het al dan niet wat nodig heeft soort inspectie. Dit elimineert vragen, minimaliseert vertragingen in de verwerking en zorgt ervoor dat gekochte materialen voldoen aan de inspectievereisten voordat ze worden opgeslagen, afgeleverd of, belangrijker nog, worden geïnstalleerd.

Gebruik goed opgeleide inspecteurs
Een veelvoorkomende valkuil bij veel operaties is om te vertrouwen op de immer populaire "eindgebruikersinspectie" voor kwaliteitsborging. Hoewel deze praktijk misschien geschikt is voor routinematige leveringen, garandeert het geen kwaliteit - of wat dan ook - en moet het worden ontmoedigd voor MRO-materialen. Er is geen manier om te bepalen of de "eindgebruiker" de juiste persoon is om de inspectie uit te voeren, of die persoon weet waar hij op moet letten, of zelfs maar enige inspectie van het materiaal heeft uitgevoerd.

Een andere veel voorkomende praktijk is om de verantwoordelijkheid voor het controleren van binnenkomende materialen volledig op de schouders van de ontvangende afdeling te leggen. Hoewel dit de kans vergroot dat er enige inspectie wordt uitgevoerd voordat het materiaal wordt vrijgegeven, biedt het ook geen garantie dat de juiste mensen naar de juiste dingen kijken. Goed opgeleid ontvangstpersoneel moet bijvoorbeeld een micrometer kunnen gebruiken voor het nemen van basismetingen of het verifiëren van door de leverancier/fabrikant verstrekte documentatie. Maar voor sommige items kan laboratoriumanalyse of -evaluatie door ingenieurs of geschoolde onderhoudsmedewerkers nodig zijn om te bepalen of ze binnen de specificaties vallen.

In plaats van de volledige last te leggen bij het ontvangen om de vereiste inspectie te identificeren en te voltooien (wat in gevallen is in het gunstigste geval oneerlijk en in het slechtste geval gevaarlijk), is het passender om het ontvangende personeel eenvoudigweg via de inkooporder en/of CMMS/EAM te waarschuwen dat iemand (misschien ontvangend, misschien niet) aanvullende actie moet ondernemen om de specificaties van het item voordat het wordt geaccepteerd. Wie de juiste persoon is, hangt af van het type inspectie dat nodig is en de vaardigheden van verschillende personen, en moet worden beschreven in PMI-procedures.

Laat beslissingen over slagen/mislukken niet aan het toeval over
Definieer de inspectie-eisen duidelijk. Waar controleren we op? Welke hulpmiddelen zijn nodig? Welke aanvullende informatie is nodig? Dit alles moet worden gespecificeerd voordat met de inspectie wordt begonnen.

Zorg ervoor dat eventuele toegestane toleranties worden gespecificeerd. Als een item een ​​voet lang zou moeten zijn, is dan 11,5 inch lang genoeg? Is 12,25 inch te veel? Zijn er normen of go/no-go-meters om mee te vergelijken? Er mag geen twijfel over bestaan ​​of een item aan aanvaardbare criteria voldoet.

Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat alle inspectie-informatie wordt vastgelegd in schriftelijke documenten met de juiste inhoud en revisiecontroles. Zorg ervoor dat alle inkooporders verwijzen naar het specifieke document (op titel, datum en revisie) dat als basis voor de inspectie zal worden gebruikt.

Niet-conforme artikelen documenteren
Elk item dat niet aan de gespecificeerde kwaliteitsnormen voldoet, moet worden vastgehouden voor oplossing en verwijdering, en discrepanties moeten onmiddellijk worden gedocumenteerd. Als een beslissing wordt genomen om het materiaal af te wijzen, moet het worden teruggestuurd naar de leverancier via een best-practice "retour aan de leverancier"-proces. Als het materiaal ondanks het kwaliteitsprobleem wordt geaccepteerd, moet de verkoper hiervan op de hoogte worden gesteld. Er moet een record van de non-conformiteit worden afgegeven waarin wordt beschreven wat er mis was met het materiaal, waarom het werd geaccepteerd en de mogelijke impact die de non-conformiteit stroomafwaarts zou kunnen hebben (indien aanwezig).

Bekijk materiaal tijdens het proces
Sommige CMMS/EAM-systemen bieden de mogelijkheid om materiaal te volgen via het PMI-proces. In een ideale wereld zou het systeem in staat zijn om materiaal te volgen door middel van ontvangst, in en uit inspectie, en naar het magazijn of naar de eindbestemming zonder ooit het zicht erop te verliezen. Het zou ook de mogelijkheid bieden van destructieve tests, waarbij een deel van het materiaal wordt verbruikt in het inspectieproces zelf. Dit is niet altijd mogelijk, dus het systeem moet op zijn minst voorkomen dat PMI-materiaal als beschikbare voorraad wordt weergegeven totdat de inspectie is voltooid en acceptabel wordt geacht.

Meet de effectiviteit van uw proces
Het primaire doel van PMI is ervoor te zorgen dat uw materialen bruikbaar zijn. Een robuust PMI-proces biedt echter ook de mogelijkheid om de prestaties van leveranciers te meten en te beheren. Als u merkt dat u leveranciers heeft die u voortdurend niet-conform materiaal sturen, moet u misschien een alternatieve leverancier overwegen. Als u merkt dat een bepaalde leverancier altijd of consequent aan de specificaties voldoet, hoeft u hun materialen misschien niet zo vaak te inspecteren.

Wees niet penny-wise en pound-dwaas
Toegegeven, misschien hebben niet al te veel MRO-items dit soort aandacht nodig. Maar degenen die dat wel doen, zijn meestal duur, mogelijk op maat gemaakt, met lange doorlooptijden, en ze kunnen een aanzienlijke negatieve impact hebben op uw operatie als ze niet goed worden behandeld, zoals blijkt uit de hierboven genoemde voorbeelden. Ga er niet vanuit dat je geen materialen hebt waarop dit van toepassing is. Evalueer zorgvuldig al uw MRO-items, en als zelfs maar één een soort van inkomende kwaliteitsborging vereist, is het de tijd, moeite en kosten waard om vooraf een robuust proces op te zetten in plaats van de gevolgen te ondervinden van onvoorbereid zijn.

Dit artikel verscheen voor het eerst in de aprileditie van RxToday van Life Cycle Engineering.

Over de auteur:
Doug Wallace is expert op het gebied van materiaalbeheer voor Life Cycle Engineering (LCE), een adviesbureau gevestigd in Charleston, SC. ​​Doug heeft meer dan 20 jaar praktische ervaring in supply chain management in de halfgeleiderindustrie, waaronder functies in productiecontrole, verzending/ontvangst , inkomende inspectie, magazijnbeheer van afgewerkte goederen en reserveonderdelen, materiaalplanning, klantenservice, wereldwijde capaciteitsplanning en wereldwijde productieplanning. De afgelopen acht jaar heeft Doug materiaalbeheeronderwijs, -training en -advies gegeven aan klanten in verschillende industrieën. Doug is te bereiken via [email protected]. Ga voor meer informatie naar www.LCE.com of bel 843-744-7110.