Drie dingen om te overwegen wanneer werknemers thuis werken

De COVID-19-crisis heeft veel bedrijven gedwongen om personeel op afstand te beheren. Reuzen als Google en Facebook hebben bepaald dat hun werknemers pas in 2021 weer fulltime naar kantoor zullen gaan. Kleinere bedrijven evalueren essentiële werknemers versus degenen die thuis kunnen werken. Het landschap van de beroepsbevolking verandert onvermijdelijk, en dat moeten werkgevers en werknemers ook doen als ze relevant willen blijven.

Uit een recente peiling van Gartner bleek dat 42% van de respondenten verwachtte dat tussen de 10% en 20% van hun werknemers vaste medewerkers op afstand zouden worden. Hier zijn drie belangrijke dingen waar werkgevers rekening mee moeten houden bij het nadenken over een langetermijnstrategie voor werken op afstand.

Gegevensbeveiliging. Werkgevers moeten bepalen hoe ze waarborgen kunnen handhaven tegen datalekken, diefstal van intellectueel eigendom en datalekken. Of u nu een kleiner of groter bedrijf bent, het is essentieel om het bedrijfsbeleid te herzien en te bespreken over hoe gegevens worden behandeld wanneer u vanuit huis werkt. Zaken als het afdrukken en vernietigen van bestanden, het versleutelen van documenten en het gebruik van cloudgebaseerde software moeten allemaal worden geëvalueerd.

Productiviteit. Externe medewerkers kunnen productiever zijn dan medewerkers op kantoor. Het meten van hun effectiviteit kan echter een moeilijke taak zijn. Key performance indicators (KPI's) zijn geweldige hulpmiddelen om de effectiviteit van iemands rol te bepalen. Ze stellen managers ook in staat om de prestaties van de ene persoon objectief te meten ten opzichte van de andere. Het definiëren van KPI's is een redelijk eenvoudige zaak als een bedrijf of afdeling duidelijke doelen heeft.

Thuiswerken vereist ook dat werkgevers nadenken over het gebruik van bedrijfsapparatuur. Traditioneel betalen werkgevers voor computers, telefoons, headsets, internettoegang en printers. In een kantooromgeving is het gemakkelijker om I.T. problemen en hebben alternatieve apparatuur beschikbaar. Wat gebeurt er als computers of andere apparatuur uitvallen voor degenen die thuis werken? Zal de I.T. afdeling bij de persoon thuis komen om computer- en printerproblemen op te lossen? Moet er een vergoeding zijn voor extra internetgebruik, of wordt dat gezien als een personeelskost, aangezien ze geen woon-, parkeer- en gaskosten meer hebben?

Gemeenschap. Community- en verbindingsproblemen vormen waarschijnlijk de grootste uitdaging bij het werken met een team op afstand. Gelukkig zijn er genoeg tools om betrokken en verbonden te blijven:Zoom, Skype, Google Hangouts voor video. Slack en Skype voor instant messaging. Basecamp, Trello, Asana en Process Street voor het managen van projecten. Toch is er geen vervanging voor regelmatig contact met je team.

Wekelijkse vergaderingen en dagelijkse gesprekken zorgen ervoor dat iedereen de boot in dezelfde richting roeit. Met duidelijke KPI's kunnen externe medewerkers zich meer tevreden voelen met hun rol, wetende dat ze bijdragen aan de bedrijfsdoelen.

Hier zijn enkele ideeën om verbinding te maken:

• Heb een thema voor Zoom-vergaderingen. Een klant had bijvoorbeeld een Zoom met een Hawaïaans thema, waarbij iedereen opdook in gebloemde overhemden.
• Voeg een 'waterkoeler'-kanaal toe aan Slack, waar mensen elkaar kunnen bijpraten.
• Zorg voor specifieke pauzes waar mensen samen kunnen stappen om te praten.

Het opnieuw vormgeven van het personeelsbestand met een mix van medewerkers op kantoor en op afstand moet deel uitmaken van het strategische plan. De meeste werknemers die traditioneel in kantoren werken, geven er de voorkeur aan om op zijn minst de mogelijkheid te hebben om een ​​deel van de tijd op afstand te werken. Dit is een goed moment om strategieën te bedenken en het beleid en de procedures in te voeren om het bedrijf te beschermen, terwijl werknemers de flexibiliteit krijgen om bij te dragen.

Anne Lackey is mede-oprichter van HireSmart Virtual Assistants.