Thuis alleen:dingen gedaan krijgen (deel 2)

Het komt dus dichterbij. Sommigen van jullie hebben de e-mail al ontvangen waarin wordt bevestigd dat je vanuit huis kunt werken. Deel 1 behandelde wat je nodig hebt, dit deel bevat enkele ideeën over hoe je je tijd productief kunt maken.

Het zullen altijd de dingen zijn die je niet had verwacht die je zullen pakken. Een project waaraan ik werkte, had bijvoorbeeld een dagelijkse stand-up call om 8 uur 's ochtends. Ik was dinsdag t/m donderdag op locatie en werkte maandag (reisdag) en vrijdag vanuit huis. Donderdagavond reisde ik naar huis. Daar was niets ongewoons aan, behalve dat het project in Europa was en ik tegen middernacht thuis zou komen. Ik zou willen zeggen dat ik altijd stipt op tijd was voor de vrijdagochtend stand-up call. Ik was niet. Er was echter een voordeel. Het werd altijd stil halverwege de middag.

Maar dat is het belangrijkste voordeel van thuiswerken:flexibiliteit, je werk om je heen kunnen aanpassen in plaats van andersom. Die flexibiliteit hebben is echter ook de grootste uitdaging. Een veelvoorkomende valkuil is dat we overdag te flexibel zijn, waardoor we veel later op de avond werken. Dit betekent dat we later opstaan, we krijgen niet zoveel gedaan als we dachten, dus we werken later weer. We zijn in de tijd verschoven, maar niet op een goede manier. Erger nog, we hebben de risico's en uitdagingen van het werken op kantoor vervangen door een andere, zelfopgelegde uitdaging. De sleutel is om zo proactief mogelijk te zijn, in plaats van reactief, en de hemel weet, er zal ook genoeg te reageren zijn in deze periode!!!

Als we vanuit huis werken, moeten we realistisch zijn over wat we kunnen bereiken. We hebben allemaal de anekdotes gehoord over het feit dat we zoveel productiever zijn, weg van de afleiding van het kantoor. De meesten van ons hebben geen innerlijke, zeer productieve, superninja die wacht om tevoorschijn te komen als ze eenmaal bevrijd zijn uit de ketenen van het kantoor. Thuis hebben we ook afleiding. Realiseerde u zich bijvoorbeeld hoeveel mensen er bij u aan de deur kloppen? Als het normaal gesproken twee uur duurt om dat rapport op kantoor te schrijven, duurt het waarschijnlijk nog steeds twee uur als je het thuis schrijft. Ook daarmee samenhangend is de impuls om te bewijzen dat je daadwerkelijk aan het werk bent. Een van de meest voorkomende percepties is dat werken op afstand bestaat uit Daytime TV en Social Media. Ja, misschien kun je 's middags Archers inhalen in plaats van de avondeditie, maar gedurende deze tijd zal niemand je beoordelen, dus doe gewoon wat je normaal zou doen. Dus, het eerste is om realistisch te zijn over wat je kunt bereiken. Anders vallen we gemakkelijk in die val van tijdverschuiving.

Ten tweede hebben we structuur nodig. Opmerking structuur betekent niet microbeheer op afstand. Structuur betekent iets om ons aan te verankeren. Werken op afstand kan een behoorlijk eenzame en isolerende ervaring zijn. We kunnen dit overwinnen met een aantal agile technieken. Houd bijvoorbeeld een regelmatige, dagelijkse stand-up call, bijvoorbeeld rond 9.30 uur of 9.45 uur, zodat alle ochtendactiviteiten - kinderen naar school, doktersbezoeken, enz. - op tijd kunnen worden afgerond. Niet alleen houdt de dagelijkse stand-up meeting iedereen op de hoogte - ja het is echt al woensdag - maar het is ook nuttig om kritische, in-flight projecten te blijven ontwikkelen.

De stand-up mag niet meer dan 15 minuten duren, verdeeld over:-

1) De eerste vijf minuten round-robin ter dekking van wat er gisteren is bereikt (boxsets en huishoudelijke apparaten tellen niet mee).

2) De tweede vijf minuten hebben betrekking op wat u van plan bent vandaag te doen.

3) Laatste vijf minuten om uitdagingen of problemen te bespreken.

Het doel is niet om uitdagingen en problemen tijdens de oproep op te lossen, maar om te bepalen wie het best geplaatst is om ze op te lossen en hen vervolgens afzonderlijk de actie te geven.

Dit leidt tot het derde belangrijke aspect, wees niet bang om hulp te vragen (indien overbelast) of in te grijpen (als je denkt dat je zou kunnen helpen). Wanneer je op afstand werkt, ben je nog steeds onderdeel van een team, en net als wanneer je op kantoor bent, is het team effectiever wanneer het samen in dezelfde richting trekt. Dus als je hulp nodig hebt, vraag erom. Als je denkt dat je kunt helpen, zeg dat dan.

Ten vierde, deel (maar deel niet te veel). Als er een familielid of buurman is die je hulp nodig heeft of als er iets anders is opgedoken waar je mee te maken hebt, vertel het dan aan het team. "Jongens, ik moet een paar uur weg" is prima. U hoeft niet in de details te treden. Dit helpt andere leden van het team om hun verwachtingen te stellen en, indien nodig, activiteiten proactief opnieuw te plannen in plaats van reactief te zijn.

Ten vijfde, vergeet niet om pauzes te nemen, of het nu voor thee, lunch of gewoon om taken te scheiden. Blijf ook actief. Beide zijn gemakkelijk over het hoofd te zien, vooral als u wilt laten zien hoe hard u werkt. Trouwens, niemand is onder de indruk of zal iets doen met die e-mails die 's avonds laat of' s ochtends vroeg worden verzonden. Doe het verstandige en gebruik de functie voor uitgesteld verzenden, zodat ze aan het begin van de volgende dag de deur uitgaan.

Ten zesde is het oké om vergaderingen te missen, zoals dagelijkse stand-ups. Gedurende deze tijd zullen we allemaal andere, meer kritische prioriteiten hebben. Deze kunnen ontstaan ​​zonder voorafgaande waarschuwing. Het is een ongebruikelijke tijd, maar we moeten de tools gebruiken die we nu hebben om eventuele nadelige gevolgen te minimaliseren. Denk er dus aan om vergaderingen en/of telefonische vergaderingen op te nemen. Maak aantekeningen van de belangrijkste punten en deel ze via uw samenwerkingstool, Instant Messaging of op de gedeelde opslagruimte van het team.

Gebruik ten slotte de samenwerkingstools om regelmatig contact te houden met uw teamleden. Maak een virtuele "waterkoeler" voor geklets en informeel gesprek. U kunt ook videoconferenties gebruiken en teamleden uitnodigen voor een virtuele lunchroom.

Yep, er komt een derde termijn, maar veel plezier in de tussentijd met deel 1 &2. Hopelijk zien wij en onze werkgevers de voordelen van werken op afstand, zo erg zelfs, dat ze willen dat het nog lang na de berichtgeving over Covid doorgaat -19 is gedegradeerd naar het History Channel.

Maak contact met Mark Sweeney (Director of Professional Services)