Veilige oplossing voor gegevensopslag:6 regels om de juiste keuze te maken

Naarmate uw bedrijf groeit, groeit ook uw behoefte aan beveiligde professionele gegevensopslag.

Uw digitale database breidt zich elke dag uit met elke e-mail die u verzendt en ontvangt, elke nieuwe klant die u verwerft en elk nieuw project dat u voltooit. Naarmate uw bedrijf nieuwe bedrijfssystemen en applicaties gebruikt, meer bestanden aanmaakt en nieuwe databaserecords genereert, heeft het meer ruimte nodig om deze gegevens op te slaan.

De trend van massale digitale gegevensgeneratie treft elk bedrijf. Volgens analistenrapporten bereikte de vraag naar dataopslag vorig jaar wereldwijd bijna 15.000 exabyte. Met zo'n indrukwekkend cijfer is het duidelijk waarom het kiezen van een professionele opslagoplossing een veelvoorkomende uitdaging is in de zakenwereld.

Wat bedrijven zoeken in een oplossing voor gegevensopslag

Het snel groeiende datavolume is slechts een van de uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd. Naarmate u meer bestanden compileert, hebt u ook betere methoden voor gegevensbescherming nodig. Het beveiligen van bedrijfskritieke bestanden en databases is een prioriteit nummer één voor de bedrijven van vandaag die steeds vaker worden blootgesteld aan cyberaanvallen.

U wilt er ook voor zorgen dat de gegevens op elk moment toegankelijk zijn voor uw teams. Of ze nu op afstand werken of meerdere apparaten gebruiken om toegang te krijgen tot zakelijke documenten, u moet ze gemakkelijke en veilige toegang bieden tot het bestandssysteem van uw bedrijf.

Dit zijn slechts enkele van de redenen waarom u kiest voor beveiligde gegevensopslag kan een zware opgave zijn. Wanneer u kostenoverwegingen aan deze redenen toevoegt, wordt het probleem nog ingewikkelder.

De meeste bedrijfsleiders begrijpen de methoden voor toegang tot opslag, prestaties, redundantie, risico's, back-up en noodherstel niet. Dit maakt het veel moeilijker voor IT-beheerders die de kosten van extra opslagvereisten moeten verantwoorden.

Dus waarom is opslag zo uitdagend om aan te pakken en te beheren?

De meeste kleine bedrijven hebben beperkte opslagsystemen en hebben niet de mogelijkheid om uit te breiden naarmate hun behoeften toenemen. Hun IT-afdelingen worden overgelaten aan de uitdaging van het omgaan met hoge opslagkosten, samen met de kosten van beveiligingssystemen en softwarelicenties.

Grotere bedrijven hebben daarentegen een probleem om een ​​oplossing te vinden die zowel flexibel als veilig is. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die actief zijn in gereguleerde sectoren zoals financiële dienstverlening, overheid en gezondheidszorg.

Wat de focus van uw bedrijf ook is, uw zoektocht naar een perfecte professionele oplossing voor gegevensopslag kan ingewikkeld worden.

1. Evalueer uw huidige en toekomstige behoeften op het gebied van gegevensopslag

De eerste regel die bedrijven moeten aanpakken, is hun huidige en toekomstige behoeften op het gebied van gegevensopslag.

Kent u de minimale opslagvereisten voor uw toepassingen, apparaatstuurprogramma's, enz.? Heeft u van de ruimte die u nog over heeft genoeg om de komende vijf jaar in de zakelijke behoeften te voorzien?

Als je het niet zeker weet, kun je de hoeveelheid opslagruimte die je nu hebt beoordelen en vergelijken met je behoeften over vijf jaar. Natuurlijk kun je de grootte van de inbox van je medewerkers en de hoeveelheid opslagruimte die ze kunnen gebruiken op de gedeelde bedrijfsschijf beperken. Maar hoe lang kan uw bedrijf deze beperkingen volhouden? U komt op een punt waarop uw bedrijf uw gegevensopslag ontgroeit.

Naarmate u doorgaat met het toevoegen van nieuwe klanten en informatie over potentiële klanten aan uw klantrelatiedatabase (CRM), kunt u een exponentiële behoefte aan meer opslagruimte verwachten. Zelfs als u voorzorgsmaatregelen neemt om dubbele vermeldingen in uw CRM te verwijderen en routinematige gegevensopschoning uit te voeren, zal uw behoefte aan extra opslagruimte blijven groeien. Aangezien uw applicaties updates en patches nodig hebben en u nieuwe apps blijft toevoegen aan uw bedrijf, zal uw behoefte aan meer opslagruimte voor alles blijven groeien.

2. Overweeg opslagfunctionaliteit die u nodig heeft

Nadat u uw huidige en toekomstige behoeften hebt beoordeeld, is het overwegen van gegevensopslagfunctionaliteit het volgende belangrijkste om te overwegen. Hoewel het een fundamenteel aspect is, wordt het gemakkelijk over het hoofd gezien. Welke functie vervult dataopslag immers eigenlijk?

De vraag waarom je opslagruimte aanschaft, zou je op dit punt al moeten hebben beantwoord. Het doel is doorgaans om de IT-kosten te verlagen, de productiviteit te verbeteren of bedrijfsuitbreiding te ondersteunen. In plaats van fysieke servers aan te schaffen of harde schijven toe te voegen die u moet onderhouden, kunt u uw gegevensopslag en -beheer centraliseren in de cloud.

De cloud zou u helpen de netwerkprestaties te verbeteren en gegevens toegankelijker te maken voor uw werknemers. Bovendien stelt het uw kritieke activa beschikbaar in geval van een systeemstoring. Dit zijn slechts enkele van de factoren die u naar de optimale oplossing voor uw behoeften moeten leiden.

U moet bepalen of een gedeelde openbare cloud goed bij uw behoeften past of dat u een privéoptie moet overwegen. Beide hebben hun voordelen en zijn op maat gemaakt voor bedrijven met verschillende behoeften. Als het uw idee is om minder gevoelige informatie in de openbare cloud te delen, hoeft u wellicht niet veel te investeren in uitbreiding van de gegevensopslag. Toegewijde en veiligere opslagopties, die kunnen voldoen aan de hoogste eisen op het gebied van opslagbeveiliging en naleving, kunnen duurder zijn.

Daarom moet je jezelf afvragen wat je nu nodig hebt en welke doelen je in de toekomst wilt bereiken. De antwoorden op deze vragen bieden u ook een startpunt voor uw beslissing welk type opslagoplossing geschikt is voor uw bedrijf.

Als u de opslagfunctie niet kent of niet kunt bepalen, kunt u ervan uitgaan dat een gedeelde oplossing niet nodig is. Veel kleine bedrijven hebben sowieso geen dedicated serverproviders nodig.

Het hangt echter allemaal af van waar u voorspelt dat uw bedrijf over een paar jaar zal zijn. Als uw organisatie afhankelijk is van het opbouwen van een groot klantenbestand, kunt u overwegen in kaart te brengen hoeveel klanten of potentiële klanten u zult hebben en hoeveel opslagruimte elk gegevensrecord nodig heeft. Vermenigvuldig dat met het aantal records dat u wilt hebben en bereken een ruwe schatting van de benodigde opslagruimte.

3. Herdefinieer uw informatiebeveiligingsprocessen

Gegevensbeveiliging is een essentieel probleem om aan te pakken bij het kiezen en implementeren van een opslagoplossing. Zonder een gedegen opslagbeveiligingsstrategie loopt u het risico uw gevoelige gegevens te verliezen. Nu de frequentie van gegevensinbreuken steeds alarmerender wordt, moet u beveiligingsoplossingen integreren in elke stap van uw gegevensbeheerproces.

Veel bedrijven lopen het risico gegevens die op hun infrastructuur zijn opgeslagen te verliezen als gevolg van kwetsbaarheden in het platform of slechte praktijken voor beveiligingsbeheer. Dit geldt met name voor bedrijven die openbare of hybride cloudoplossingen gebruiken, waarbij een externe leverancier een deel van de verantwoordelijkheid voor gegevensbeveiliging draagt.

Hoewel de cloud niet inherent onveilig is, maakt het gebrek aan best practices voor opslagbeveiliging en gespecialiseerde gegevensbeveiligingssoftware uw cloudgegevens kwetsbaarder. Om gegevens adequaat te beschermen, moet u best practices voor informatiebeveiliging implementeren op meerdere niveaus in uw bedrijf.

Dit omvat het trainen van uw medewerkers in de best practices van cyberbeveiliging, het implementeren van nieuwe fysieke beveiligingsprocedures, het inhuren van datawetenschappers en het ontwikkelen van rampenherstelplannen. Als uw gegevens op meerdere platforms of bij verschillende providers zijn opgeslagen, kan dit een ingewikkeld probleem worden, dus u moet hier goed over nadenken voordat u een keuze maakt.

Houd de operationele aspecten van beveiliging in gedachten bij het kiezen van gegevensopslag, zoals beveiligingsapparatuur, beveiligingsbeheer en gegevensbewaking. Zijn uw gegevens versleuteld tijdens opslag en transport?

Alleen omdat cloudopslag kwetsbaar is, wil nog niet zeggen dat uw gegevens dat zouden moeten zijn. Begrijp waar uw gegevens zijn opgeslagen, hoe deze worden overgedragen en wie toegang heeft tot de sleutels. Wat betekent bijvoorbeeld een storing voor uw bedrijf? Heb je een geldig SSL-certificaat? Heeft uw CA een goede reputatie? Enkele van de meest recente grote storingen deden zich voor omdat de SSL-certificaten waren verlopen.

Houd daarnaast rekening met het type gegevens waarvan u een back-up maakt. Gevoelige gegevens moeten worden versleuteld en apart van niet-gevoelige gegevens worden beveiligd. Veel bedrijven gebruiken de hybride cloud om ervoor te zorgen dat hun kritieke gegevens worden opgeslagen op een ondoordringbaar platform en worden beschermd door verschillende soorten gegevensbeveiligingsmaatregelen.

U moet ook voor het hele bedrijf een strikt beleid voor gegevensgebruik en opslag handhaven. Werknemers moeten zich bewust worden van de gevoelige aard van hun klantinformatie, evenals van de beste manieren om gegevens te beschermen. Met uitgebreide beveiligingstraining kunnen uw medewerkers de beste bewakers van uw kritieke bestanden worden.

4. Opties voor gegevensback-up en deduplicatie

Een andere regel waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een professionele oplossing voor gegevensopslag, is deduplicatie.

Dit is het proces van het identificeren van unieke datasegmenten door ze te vergelijken met eerder opgeslagen data. Met een autonome back-up kunnen dezelfde gegevens continu worden opgeslagen nadat de deduplicatie is voltooid. Waarom in de eerste plaats dubbele gegevens opslaan en back-uppen? Het deduplicatieproces slaat alleen de unieke gegevens op in een gecomprimeerd formaat.

Deduplicatie vermindert uw opslagbehoefte door overbodige gegevens of informatie te elimineren. Dit helpt ook de verwerkingssnelheid te verbeteren door de serverwerkbelasting te verminderen. Bovendien vermindert deduplicatie de hoeveelheid gegevens die u moet beheren en verlengt de hersteltijd van gegevens.

Stelt u zich eens voor hoeveel rekenkracht u nodig heeft om gigabytes na gigabytes aan dubbele gegevens te doorzoeken, om nog maar te zwijgen van de verwarring over welke bestanden relevant zijn. Een andere manier om te bedenken waarom deduplicatie essentieel is voor uw gegevensopslag, is dat u uiteindelijk voor meer opslagruimte kunt betalen dan u nodig heeft. U kunt uiteindelijk geld besparen door dubbele gegevens te elimineren, omdat u uw gegevensopslag niet hoeft op te schalen.

U zult merken dat deduplicatie meer opslagruimte biedt waar u al voor betaalt. U kunt deze nieuw gevonden opslag gebruiken voor toepassingen of andere opslagbehoeften.

Deduplicatie is een methode voor het opschonen van mappen en databases. Afhankelijk van uw gegevens kan dit proces worden uitgevoerd via handmatige of automatische processen. Uw eerste stap zou kunnen zijn om tools te vinden die vergelijkbare gegevens of bestanden zoeken, omdat u duplicatie misschien niet gemakkelijk kunt vinden. Zodra je het hebt gevonden, kun je het gewoon verwijderen of bepalen of je het nodig hebt of niet.

5. Vergelijk snelheid en capaciteit van verschillende oplossingen

Nadat je de opslagoptie hebt gekozen, kun je de prestaties en capaciteit bepalen die je nodig hebt. Capaciteit is eenvoudig te bepalen en de meest voor de hand liggende functie. Prestaties zijn eenvoudig uit te leggen, maar moeilijk te kwantificeren. Het kan moeilijk zijn om de benodigde bandbreedte, latentie en burst-snelheden te bepalen.

Hoewel er onder IT-professionals een discussie gaande is over processorsnelheid versus opslag, gaat het u als ondernemer alleen om de prestaties van de opslag waarvoor u betaalt. In dit geval wilt u misschien wat onderzoek doen naar welke processors de beste prestaties kunnen leveren voor gegevensopslag. Als je een oplossing voor gedeelde opslag hebt gekozen, zoek dan uit welke processors de opslagprovider gebruikt.

U hoeft geen volledig begrip van processorsnelheden te hebben. Houd hier echter rekening mee:een dual- of quad core-processor van 2,8 GHz is beter dan een single core 3,4 GHz-processor. Twee cores draaien twee programma's tegelijk op 2,8 GHz, terwijl de single core 3,4 GHz-processor de rekenkracht moet delen. Dit betekent dat de 3,4 GHz-processor beperkt is tot 1,7 GHz. Naast de processorsnelheden moet ook de geheugensnelheid voldoende overeenkomen.

6. Zoek een provider waarop u kunt vertrouwen

Als u overweegt over te stappen naar of extra gedeelde opslag in de cloud aan te schaffen, overweeg dan de betrouwbaarheid erachter. U moet een geloofwaardige leverancier of datacenterprovider kiezen en ervoor zorgen dat de Service Level Agreement (SLA) is afgestemd op uw behoeften.

Een Service Level Agreement moet de aanvaardbare hoeveelheid downtime, betrouwbaarheid, redundantie en noodherstel bevatten die u van een gedeelde opslagoplossing mag verwachten. U moet ook rekening houden met de gegevensbeveiligingsmethoden en gegevensbeveiligingstechnologieën van uw provider. Dit geeft u gemoedsrust gezien de beschikbaarheid van uw gegevens, zelfs in geval van een calamiteit.

Laat uw IT-beheerder hierop inspelen, want betrouwbaarheid o betekent het verschil tussen uren of dagen moeten wachten op herstel in het geval van een catastrofale storing. Zelfs als u denkt dat u niet elk uur, dagelijks, wekelijks of maandelijks toegang tot uw oplossing voor gegevensopslag nodig hebt, moet u ervoor zorgen dat deze er is wanneer u hem nodig hebt.

De begrippen beschikbaarheid en redundantie zijn even belangrijk. U moet opslag niet zien als slechts een typische server. In bijna alle gevallen worden oplossingen voor gegevensopslag gebouwd en beheerd via bedrijfsservers, allemaal met dezelfde fysieke componenten. Kleine bedrijven zouden moeten kijken naar een middelgrote tot high-end opslagprovider om hun lagere servers te ondersteunen. Ongeacht de grootte van uw bedrijf of de grootte van de servers waarop uw gegevensopslag zich bevindt, zijn alle betrouwbaarheidsprincipes van toepassing. U moet de betrouwbaarheids- en beveiligingsrisico's afwegen en bepalen wat de beste keuze is voor uw bedrijf.

Bent u bijvoorbeeld van plan deze opslag te gebruiken voor verouderde gegevens waartoe u misschien maar één keer per kwartaal of één keer per jaar toegang hebt? In dit geval is de betrouwbaarheid van de opslag niet zo belangrijk als de gegevens die uw medewerkers dagelijks en elk uur nodig hebben.

Conclusie:een beveiligde aanbieder van gegevensopslag vinden

Kortom, uw behoefte aan professionele gegevensopslag groeit mee met uw bedrijf. Dat geldt ook voor uw behoefte aan een uitgebreide en actuele beveiligingsstrategie.

Om deze uitdaging het hoofd te bieden, moet u een eerste beoordeling uitvoeren van uw huidige en toekomstige gegevensopslagbehoeften, opslagleveranciers en beveiligingsopties onderzoeken. Als u eenmaal een duidelijk beeld heeft van de functies en uw opslagplatform nodig heeft, moet u overwegen hoe u dit adequaat kunt beveiligen.

Het bouwen van een beveiligingsarchitectuur die aan al uw behoeften aan flexibiliteit en schaalbaarheid voldoet, kan een gecompliceerde taak blijken te zijn. Cloudcomputing biedt wel flexibiliteit, maar u hebt nog steeds sterke strategieën voor beveiliging en gegevensbeheer nodig om het hoogste veiligheidsniveau voor uw gegevens te behouden. Daarom is het kiezen van een veilige opslagoptie een essentieel onderdeel van de digitale transformatiestrategie van een bedrijf.

Met de juiste oplossing optimaliseert u al uw kritische processen. Door de tips in dit artikel te volgen, vergroot u uw kansen om een ​​goede beslissing te nemen.