Fabrikanten – Weet u waar uw geld is?

Onlangs ben ik de ongelukkige getuige geweest van een incident waarbij een vertrouwde werknemer , de controleur, verdween met hoge bedragen van zes cijfers. Deze persoon zorgde ervoor dat creditcards werden geopend in naam van het bedrijf, geautoriseerd door een "brief" van de opdrachtgever wiens handtekening was vervalst. Zonder in te gaan op de aansprakelijkheid van de banken en creditcardmaatschappijen die deze verduistering mogelijk hebben gemaakt, zijn er enkele lessen die ik zou willen doorgeven. Hopelijk vergroot dit het bewustzijn van kleine fabrikanten dat fraude en diefstal leeft en misschien floreert waar u het het minst verwacht - in uw bedrijf.

Verduistering vermijden

Ik moet nog een eigenaar van een klein bedrijf ontmoeten (die ik hier definieer als iemand met minder dan 25 werknemers) , wie heeft me niet verteld hoe druk ze het hebben, aangezien ze allemaal meerdere hoeden dragen. Wanneer de verkoop daalt, het contante geld laag is en kredietverstrekkers en verkopers aan de deur kloppen om betalingen en informatie te eisen, zorgt de druk ervoor dat velen van ons overmatig vertrouwen op iemand die de cijfers beheert. Maar dit is wanneer u het meest kwetsbaar bent - wanneer u 'wanhopig' bent, wanneer u gestrest bent, wanneer u afhankelijk bent van iemand anders om uw financiële activa te beschermen.

Dus, hier zijn 8 tips voor u om te overwegen, ongeacht hoe druk u het heeft. Door zorgvuldig te werk te gaan en de juiste procedures in te voeren, kunt u voorkomen dat u het slachtoffer wordt van verduistering door werknemers.

Tip #1:Houd uw bankafschriften goed in de gaten

Kijk altijd, altijd, zelf naar uw bankafschriften - zoek naar afwijkingen of ongebruikelijke items en vraag om uitleg als u deze vindt. Ben je papierloos en werk je met online afschriften, trek dan één keer per maand een afschrift, of beter nog, kijk om de paar dagen in het afschriftenregister. Nadat je dit een tijdje hebt gedaan, zal je controller/boekhouder weten dat je meekijkt en als ze oneerlijkheid in gedachten hebben, zullen ze twee keer nadenken. Maximum geïnvesteerde tijd om dit te doen:10-20 minuten.

Tip #2:Weersta onnodige autoriteit

Beperk de bevoegdheid van de boekhouder/controller met wat ze kunnen inzien, uitvoeren en autoriseren met de bankrekeningen van het bedrijf. Ze moeten toegang hebben tot bankafschriften, maar mogen geen tekenbevoegdheid hebben voor cheques. Ze mogen geen bevoegdheid hebben om geld over te maken of namens u te ondertekenen.

Tip #3:blijf georganiseerd

Probeer uw rekening te betalen volgens een schema, een keer per week, elke 30 dagen of wanneer dit praktisch is. Wanneer cheques voor betaling worden aangeboden, moet u erop aandringen dat ondersteunende documenten worden bijgevoegd, zoals facturen, aankoopbewijzen, schriftelijke bevestigingen, enz. En kijk naar de documenten - controleer het wat, het waarom en het bedrag. Afhankelijk van het aantal rekeningen dat u in een cyclus betaalt, de maximale geïnvesteerde tijd om dit te doen:15-30 minuten.

Tip #4:Back-updocumentatie vereisen

Wanneer een cheque van het schema moet worden afgeschreven, moet u een back-up maken en altijd vragen waarom.

Tip #5:laat ondertekende cheques niet achter

Laat geen ondertekende cheques achter als u op vakantie gaat. Neem in plaats daarvan contact op met enkele van uw belangrijkere leveranciers en bespreek het feit dat er tijdens uw afwezigheid geen betalingen zullen plaatsvinden. Plan uw vakantie tussen factureringscycli zodat de noodzaak voor controles minimaal is. Als er zich een noodgeval voordoet, kunt u altijd uw bank bellen en een overboeking starten - maar plan vooruit en maak vooraf afspraken met de bank de mogelijkheid hebben om overboekingen met een telefoontje te autoriseren.

Tip #6:Beperk autorisatie van derde partijen

De moderne tools voor cashmanagement van tegenwoordig omvatten de mogelijkheid om leveranciers, nutsbedrijven, aannemers, enz. online te betalen. Ik stel voor om deze methode te beperken tot die leveranciers die dit nodig hebben - het geven van een machtiging aan een derde partij om de bankrekening van uw bedrijf af te schrijven om rekeningen te betalen in het belang van tijdsbesparing zou u op de lange termijn veel meer kunnen kosten dan de extra arbeidskosten. Als u erop staat om rekeningen online te betalen en dit niet zelf wilt doen, vermelden bankafschriften meestal cheques die afzonderlijk van online betalingen zijn betaald, dus nogmaals, kijk naar de afschrijvingen op de rekening voor afwijkingen of ongebruikelijke items.

Tip #7:Achtergrondcontroles zijn belangrijk

Screen uw boekhouder of controller grondig. Betaal voor een diepe achtergrondcontrole in plaats van een vluchtige - het verschil in prijs is de moeite waard om de pijn later te vermijden. De controleur van mijn cliënt had eerder verduisterd, werd veroordeeld en kwam nooit opdagen bij de goedkope achtergrondcontrole.

Tip #8:Ken uw salarisadministratie

Als u salarischeques uitgeeft, moet u deze ondertekenen - en ervoor zorgen dat bedragen en uren redelijk zijn. Zorg ervoor dat u uw personeel kent. Als u een salarisadministratie gebruikt, scan dan het rapport dat bij de salariscontroles komt, opnieuw op zoek naar een werknemer die geen werknemer is. Zorg er ook voor dat het payrollbedrijf betrouwbaar en financieel solide is - onthoud, u bent persoonlijk aansprakelijk voor eventuele niet-betaalde loonbelasting. En zorg ervoor dat het payrollbedrijf de enige is met uw geautoriseerde faxhandtekening. Geen rubberen handtekeningstempels.

Gezond verstand? Ja, maar het incident waar ik hierboven naar verwees, vond plaats over een periode van drie jaar. Hopelijk hebben de meesten van jullie procedures ingesteld zodat dit jou niet overkomt.

En onthoud alsjeblieft:een eerlijk persoon zal het niet kwalijk nemen dat je over zijn schouder meekijkt, dus doe dat alsjeblieft.

Hier vindt u meer informatie over waarschuwingssignalen voor verduistering die u kunt controleren.

Met dank aan Doug Waterman, die al vier jaar Client Advisor is bij CMTC, voor het inbrengen van zijn expertise. Doug staat fabrikanten regelmatig bij met hun financiële vraagstukken en helpt hen bij het ontwikkelen van oplossingen. Voordat hij bij CMTC kwam, verleende Doug 22 jaar lang financiële adviesdiensten aan kleine familiebedrijven en was hij een commerciële geldschieter voor grote commerciële banken.