Fabrikanten: Uw financiën beschermen tegen interne fraude

Onlangs was ik ongelukkig getuige van een incident waarbij een vertrouwde werknemer, de controller, met bedragen van hoog in de zes cijfers verdween. Deze persoon regelde dat kredietkaarten werden geopend in naam van het bedrijf, geautoriseerd door een "brief" van de directeur wiens handtekening was vervalst. Zonder in te gaan op de aansprakelijkheid van de banken en kredietkaartmaatschappijen die deze onderhandelingen mogelijk maakten, zijn er lessen te trekken die ik graag doorgeef. Hopelijk verhoogt dit het bewustzijn van kleine fabrikanten dat fraude en diefstal levendig zijn en misschien bloeien waar u het minst verwacht – in uw eigen bedrijf.

Ontduiken van verduistering

Ik heb nog geen kleine bedrijfseigenaar ontmoet (die ik hier definieer als iemand met minder dan 25 werknemers) die niet vertelde hoe druk ze zijn, aangezien ze allemaal meerdere hoeden draaien. Als de omzet daalt, de kas leeg is, en leners en leveranciers aan de deur kloppen om betalingen en informatie te eisen, zorgen de drukte ervoor dat velen ons te veel vertrouwen in iemand die de cijfers beheert. Precies dan bent u meest kwetsbaar – wanneer u "wanhoopig" bent, gestrest, afhankelijk van iemand anders om uw financiële activa te beschermen.

Hier zijn 8 tips om te overwegen, ongeacht hoe druk u bent. Zorgvuldigheid en juiste procedures kunnen helpen om slachtofferschap van werknemersverduistering te verminderen, zo niet elimineren.

Tip #1: Houd uw bankafschriften in de gaten

Bekijk uw bankafschriften altijd zelf – zoek naar afwijkingen of ongewone posten en vraag om uitleg wanneer u ze vindt. Als u papierloos werkt met online afschriften, haal er maandelijks één op, of beter nog, bekijk het transactieoverzicht elke paar dagen. Na een tijdje weet uw controller/boekhouder dat u toeziet, en als ze oneerlijke bedoelingen hebben, zullen ze tweemaal nadenken. Maximaal geïnvesteerde tijd: 10-20 minuten.

Tip #2: Weer onnodige machtiging

Beperk de bevoegdheden van de boekhouder/controller wat ze kunnen openen, uitvoeren en autoriseren met de bedrijfsrekeningen. Ze moeten bankafschriften kunnen inzien, maar geen tekenbevoegdheid op cheques hebben. Ze mogen geen geld mogen overmaken, noch namens u tekenen.

Tip #3: Blijf georganiseerd

Probeer uw betalingen op een schema te organiseren, eenmaal per week, elke 30 dagen, of wanneer praktisch. Wanneer cheques worden aangeboden voor betaling, eis dat ondersteunende documenten worden bijgevoegd, zoals facturen, inkoopbewijzen, schriftelijke bevestigingen, enz. En bekijk de documenten – controleer het wat, het waarom en het bedrag. Afhankelijk van hoeveel rekeningen u per cyclus betaalt, maximaal geïnvesteerde tijd: 15-30 minuten.

Tip #4: Eis ondersteunende documentatie

Wanneer een cheque buiten het schema moet worden uitgegeven, vraag om bewijs en altijd waarom.

Tip #5: Laat geen getekende cheques achter

Wanneer u op vakantie gaat, laat dan geen getekende cheques achter. Neem in plaats daarvan contact op met uw belangrijkste leveranciers en bespreek dat er geen betalingen zullen zijn tijdens uw afwezigheid. Plan uw vakantie tussen facturatiecycli door zodat de behoefte aan cheques minimaal is. Als er een noodsituatie ontstaat, kunt u uw bank altijd bellen en een overschrijving initiëren – maar plan vooruit en regel van tevoren met de bank de mogelijkheid om overschrijvingen per telefoon te autoriseren.

Tip #6: Beperk derdenmachtigingen bij de bank

Moderne kasbeheerinstrumenten omvatten de mogelijkheid om leveranciers, utiliteitsbedrijven, aannemers, enz. online te betalen. Ik stel voor deze methode te beperken tot leveranciers die dit vereisen – een derdenmachtiging om uw bedrijfsrekening te debiteren voor betalingen in het belang van tijdbesparing kan op de lange termijn veel meer kosten dan de extra arbeidskosten. Als u insisting op online betalen en niet zelf wilt doen, tonen bankafschriften meestal betaalde cheques apart van online betalingen, dus weer: bekijk de afschrijvingen op de rekening op afwijkingen of ongewone posten.

Tip #7: Achtergrondonderzoeken zijn belangrijk

Onderzoek uw boekhouder of controller grondig. Betaal voor een diepgaand achtergrondonderzoek in plaats van een oppervlakkig – het prijsverschil is het waard om later pijn te besparen. De controller van mijn cliënt had eerder verduisterd, was veroordeeld, en dit kwam nooit naar voren in het goedkope achtergrondonderzoek.

Tip #8: Ken uw salarisadministratiebedrijf

Als u salarischeques uitgeeft, moet u ze tekenen – en controleren of bedragen en uren redelijk zijn. Zorg dat u uw personeel kent. Als u een salarisadministratiekantoor gebruikt, scan het rapport dat bij de salarischeques komt, opnieuw op zoek naar werknemers die er niet horen. Zorg ook dat het salarisadministratiekantoor betrouwbaar en financieel gezond is – onthoud dat u persoonlijk aansprakelijk bent voor niet-betaalde loonheffingen. En zorg dat het salarisadministratiekantoor de enige is met uw geautoriseerde facsimile-handtekening. Geen rubberstempels.

Gezond verstand? Ja, toch heeft het incident waar ik naar verwijst, plaatsgevonden over een periode van drie jaar. Hopelijk hebben de meesten van u procedures zodat dit u niet overkomt.

En onthoud: een eerlijk persoon zal niet verontwaardigd raken dat u over hun schouder meekijkt, dus doe dat alstublieft.

Hier is meer informatie over waarschuwingssignalen van verduistering die u kunt monitoren.

Dankzij Doug Waterman, die vier jaar Client Advisor is bij CMTC, voor het delen van zijn expertise. Doug begeleidt fabrikanten regelmatig bij hun financiële kwesties en helpt hun oplossingen ontwikkelen. Voor CMTC leverde Doug 22 jaar financieel advies aan kleine, familiale bedrijven en was commercieel leners bij grote banken.