Integreren met Fiix:een handleiding om aan de slag te gaan

Inhoudsopgave

1. Integraties:een introductie
2. De voordelen van integratie
3. Basisprincipes van integratie:wat te overwegen
4. Waar het op neerkomt:integraties ontsluiten de volledige kracht van uw bedrijf

Software-integratie:een introductie

Tegenwoordig is er voor vrijwel elk zakelijk probleem een ​​softwareoplossing. Organisaties die processen willen stroomlijnen of gegevens willen gebruiken voor betere besluitvorming, hebben een aantal oplossingen om uit te kiezen.

Alleen al deze softwareoplossingen zijn geweldig in wat ze doen. Wanneer organisaties echter softwaresystemen met elkaar verbinden, kunnen ze verbazingwekkende dingen bereiken. Dankzij integraties kunnen organisaties samenwerken tussen afdelingen, patronen vinden in gegevens die zijn verzameld uit meerdere softwareoplossingen en efficiëntieverbeteringen vinden die simpelweg niet mogelijk zijn zonder software te integreren. Met de open Application Programming Interface (API) van Fiix kunnen klanten hun geautomatiseerde onderhoudsbeheersysteem (CMMS) verbinden met een aantal andere systemen. De drie meest voorkomende software-integraties die onze klanten nastreven, zijn met de volgende oplossingen:

1. Enterprise resource planning (ERP)-systemen
2. Tools voor conditiebewaking
3. Software voor samenwerking en bedrijfsprocesbeheer

In het verleden was het integreren van software een ingewikkeld en tijdrovend proces waarvoor vaak een toegewijd team van IT-experts nodig was om te installeren, configureren, beveiligen en upgraden. Gelukkig hebben moderne onderhoudssoftware en de standaardisatie van dataprotocollen integraties de afgelopen jaren veel toegankelijker gemaakt voor organisaties.

De voordelen van software-integratie

Of u uw CMMS nu koppelt aan een ERP-systeem, een tool voor bedrijfsprocesbeheer, een machinesensor of alle drie, integratie heeft een aantal voordelen.

1. Creëer één “bron van waarheid”

Integratie tussen twee systemen elimineert de redundantie van het afzonderlijk beheren van beide. Gegevens in het ene systeem worden automatisch gesynchroniseerd en bijgewerkt in het tweede systeem. Dat betekent dat er niets twee keer hoeft te worden toegevoegd, en wat je in één systeem ziet, geeft altijd de waarheid weer.

2. Besluitvorming verbeteren

Het integreren van informatie tussen systemen maakt het veel gemakkelijker om weloverwogen beslissingen te nemen. Door uw CMMS bijvoorbeeld te integreren met een ERP kunnen inkoopteams aankoopbeslissingen nemen op basis van het werkelijke verbruik van onderdelen en benodigdheden. Evenzo zorgt het aansluiten van uw CMMS op machinesensoren voor realtime, condition-based monitoring, wat leidt tot een geoptimaliseerde onderhoudsstrategie.

3. Overbrug de kloof tussen teams

Wanneer je onderhoudssoftware koppelt aan oplossingen die door andere teams worden gebruikt, laat je die teams beter samenwerken. Door uw CMMS bijvoorbeeld te koppelen aan een tool voor bedrijfsprocesbeheer, zoals een Manufacturing Execution System (MES), kunnen operators werkverzoeken indienen via e-mail of andere communicatietools, zoals Slack. In dit scenario werkt elk team naadloos samen met de software die ze nodig hebben voor hun dagelijkse werk, zonder dat ze op een nieuw systeem hoeven te worden getraind.

4. Verhoog de productiviteit

Wanneer alle systemen zijn aangesloten op een CMMS waarop technici goed zijn opgeleid, is er geen kruistraining meer nodig en wordt het werk dat ze doen, geïnformeerd door nauwkeurige en actuele informatie. Omdat integratie de vertraging van gegevens die in verschillende systemen verschijnen, elimineert, verbetert het ook de algehele tijdigheid, wat resulteert in snellere besluitvorming.

5. Elimineer menselijke fouten

Zonder integratie zou zoiets eenvoudigs als een typfout kunnen betekenen dat het verkeerde onderdeel via de ERP wordt besteld, wat kan leiden tot langere uitvaltijd van apparatuur, gemiste bestellingen en verslechterde zakelijke relaties. Met integratie laat je je systemen rechtstreeks met elkaar praten, wat de kans op fouten aanzienlijk verkleint.

6. Kosten besparen

Wanneer u slimmere onderhoudsbeslissingen kunt nemen op basis van gegevens uit andere delen van de organisatie, zorgt dit voor kostenbesparingen door een betere planning. Integratie met een ERP vermindert de kosten van onnodige inventaris. Door gebruik te maken van conditiebewaking om onderhoud te plannen, kan het onderhoudsteam efficiënter werken en minder kostbare middelen gebruiken. Ten slotte kunt u door verbinding te maken met tools voor bedrijfsprocesbeheer de activiteiten tussen teams stroomlijnen, wat de samenwerking en het delen van kennis verbetert en tot kostenverlaging leidt.

7. Processen stroomlijnen

Wanneer systemen zijn geïntegreerd, zijn facturering, rapportage en gegevens vanaf één plek toegankelijk. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om processen te vereenvoudigen die normaal gesproken zouden moeten worden afgestemd op twee of meer afzonderlijke systemen.

Waar u op moet letten bij het integreren van software

Er zijn natuurlijk veel voordelen aan het integreren van uw CMMS met andere systemen in uw organisatie, maar er zijn ook een aantal zaken waar u vooraf rekening mee moet houden.

1. Krijg duidelijkheid over wat uw gewenste eindpunten zijn

Het is misschien vanzelfsprekend, maar het is belangrijk om te identificeren waarom je software wilt integreren en er een businesscase voor te maken. Dit omvat het definiëren van uw doelen in termen van kostenbesparingen, efficiëntiewinsten en rendement op investering. Als integratie niet echt nodig is, voegt u geen waarde toe door systemen aan elkaar te koppelen. Zodra u een solide businesscase heeft, moet u ervoor zorgen dat u begrijpt welke informatie uit uw CMMS moet worden gepusht en gehaald. Dit maakt het gemakkelijker om te zien hoe integratie de organisatie zal beïnvloeden.

2. Maak een projectplan en houd je eraan

Stel het projectkader in een vroeg stadium vast door een projectmanager toe te wijzen, de reikwijdte van het werk te definiëren en een tijdschema op te stellen voor voltooiing met mijlpalen en resultaten. Dit omvat het duidelijk in kaart brengen van welke afdelingen inzicht nodig hebben in welke stukjes informatie in alle stadia van de integratie, van setup tot uitvoering, en daarna. Als tijdlijnen, controlepunten en verantwoordelijkheden van tevoren zijn geschetst, kunnen alle belanghebbenden verantwoordelijk worden gehouden.

3. Krijg vanaf het begin buy-in van de belangrijkste belanghebbenden

Het is belangrijk dat iedereen begrijpt dat integratie een positieve verandering is voor de organisatie. Uw IT-team moet vanaf het begin worden geïnformeerd en betrokken, aangezien zij degenen zijn die bepalen of de integratie intern of door een derde partij kan worden uitgevoerd. Alle andere belanghebbenden moeten worden betrokken bij het identificeren van de zakelijke voordelen en effecten, omdat ze kunnen helpen bij het identificeren van problemen die zich van tevoren kunnen voordoen. Door iedereen vroeg op de hoogte te houden, kunnen ze vooruit plannen en ervoor zorgen dat er geen verrassingen zijn.

4. Evalueer de doorlopende totale eigendomskosten

De totale eigendomskosten omvatten de initiële aankoopprijs van de applicatie, integratie en operationele kosten van aankoop tot verwijdering. Cloudsoftware heeft hier een groot voordeel, aangezien hosting, beveiliging, upgrades, ondersteuning, licenties, back-ups, virussoftware en de integratieadapter zijn gebundeld in één eenvoudig maandelijks abonnement. Bovendien beheert de leverancier de complexe IT-hardware, servers, netwerkconfiguratie, upgrades, patches, beveiliging en dagelijkse back-ups, zodat u dat niet hoeft te doen.

5. Definieer uw processen, gegevenstoewijzing en rapportagevereisten van tevoren duidelijk

Bepaal of uw organisatie een volledige of gedeeltelijke integratie wil doen door te bepalen welke gegevens tussen de twee applicaties moeten worden gedeeld. Een eenvoudige integratie kan bestaan ​​uit activa, voorraadniveaus, onderdelenkosten, leveranciers en verkopers, inkooporders, enz. Identificeer welke gegevens moeten worden gedeeld om de verwachte efficiëntie te leveren. Het heeft geen zin om gegevens heen en weer te sturen als dat niet nodig is.

6. Zorg ervoor dat integratie tussen uw twee applicaties daadwerkelijk mogelijk is

Beide systemen moeten een API hebben zodat ze gegevens kunnen uitwisselen met een ander systeem. Een aantal andere technische details, zoals netwerkarchitectuur, IT-beperkingen, bedrijfsfirewalls en databasetoewijzing, moeten ook op elkaar worden afgestemd voordat de integratie kan plaatsvinden. Als u niet de expertise in huis hebt om een ​​complexe integratie te beheren, is de beste oplossing met een laag risico om te kiezen voor twee systemen die al zijn geïntegreerd.

7. Zorg voor een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem

Zorg er niet alleen voor dat beide systemen kunnen worden geïntegreerd, maar zorg er ook voor dat beide systemen gebruiksvriendelijk zijn. Bruikbaarheid kan een enorme invloed hebben op hoeveel uw team het systeem daadwerkelijk gebruikt en uiteindelijk wat u eruit haalt. Zorg er bovendien voor dat de systemen correct worden gebruikt voordat ze worden geïntegreerd. Voer regelmatig audits uit van elk systeem om alles te corrigeren dat vooraf moet worden aangepakt.

Waar het op neerkomt:software-integraties ontsluiten onbeperkte mogelijkheden

Door uw CMMS te koppelen aan andere software, ontstaat echte samenwerking en verbinding binnen een organisatie. Dankzij integraties kunnen teams succesvol zijn met de tools die voor hen zijn ontworpen, en hoeven medewerkers niet te worden getraind in aanvullende tools die hen vertragen.

Het is belangrijk om te begrijpen waarom u wilt integreren en wat er nodig is om het succesvol te maken. Als integraties goed worden uitgevoerd, kunnen organisaties productiever, efficiënter en analytischer zijn.